¿Cómo sigo una pista de auditoría?
Una pista de auditoría es una serie de documentos que respaldan una entrada de diario o una transacción comercial registrada en el libro mayor de una empresa. Los contadores o auditores siguen el rastro de documentos para probar que las entradas contables son oportunas, válidas y relevantes. Para seguir una pista de auditoría, los contadores deben identificar una transacción, revisar los documentos de respaldo y asegurarse de que cada cuenta en el asiento sea correcta. El software de contabilidad computarizado agrega otra capa a este proceso. A menudo hay un sello electrónico que identifica qué individuo publicó la entrada en el libro mayor.
La auditoría implica la revisión de la información contable para demostrar que es precisa y correcta. Ciertas transacciones, como las que involucran efectivo, cuentas por cobrar e inventario, pueden ser más susceptibles de fraude o abuso por parte de los empleados. Un auditor observa estas transacciones y sigue la pista de auditoría que detalla el propósito y la intención de la transacción. El recorrido permite a los auditores determinar si una entrada es válida o no. Los errores en los cálculos matemáticos también se pueden descubrir durante este proceso.
Obtener una transacción es el siguiente paso. Los auditores deben extraer la documentación original de la transacción relacionada y revisar los documentos individuales. Esto permite a los auditores determinar la fecha, el tipo y el propósito de la transacción. Los contadores que registran transacciones en el período contable incorrecto a menudo son un propósito para esta revisión. Otros errores también pueden estar presentes durante esta parte de la pista de auditoría.
Una vez revisados, los contadores miran el libro mayor de la compañía y otros libros de contabilidad. Los auditores verifican los números exactos y las cuentas contables adecuadas para garantizar que la información de los documentos esté en el libro contable correctamente. Si fuera necesario un cálculo detallado para la entrada del diario, los auditores vuelven a calcular la información para garantizar la precisión. Las transacciones extremadamente detalladas pueden requerir que los auditores entrevisten al contador que publicó la transacción. Este individuo debe inicializar los documentos para la entrada del diario como parte del proceso de seguimiento de auditoría.
Los sistemas de contabilidad electrónica proporcionan una capa adicional al proceso de seguimiento de auditoría. La mayoría de los sistemas de contabilidad computarizados proporcionan un registro de instantáneas para quién publicó o ajustó un registro en el libro mayor de la compañía. Los datos incluyen nombre, datos, hora, descripción y otra información, según el sistema. Los auditores pueden iniciar sesión en el libro mayor general electrónico de la compañía, revisar estos registros de auditoría y obtener transacciones de estos datos. Los auditores pueden seguir la pista de auditoría más fácilmente cuando las compañías tienen este registro electrónico de pista de auditoría no ajustable.