Como sigo uma trilha de auditoria?
Uma trilha de auditoria é uma série de documentos que suportam uma entrada no diário ou uma transação comercial registrada no razão geral da empresa. Contadores ou auditores seguem a trilha de documentos para provar que os lançamentos contábeis são oportunos, válidos e relevantes. Para seguir uma trilha de auditoria, os contadores devem identificar uma transação, revisar os documentos de suporte e garantir que cada conta no lançamento contábil manual esteja correta. O software de contabilidade computadorizada adiciona outra camada a esse processo. Muitas vezes, está disponível um carimbo eletrônico que identifica qual indivíduo postou a entrada no Razão.
A auditoria envolve a revisão das informações contábeis para provar que são precisas e corretas. Certas transações - como aquelas que envolvem dinheiro, contas a receber e estoque - podem ser mais suscetíveis à fraude ou abuso por parte dos funcionários. Um auditor examina essas transações e segue a trilha de auditoria que detalha o objetivo e a intenção da transação. A trilha permite que os auditores verifiquem se uma entrada é ou não válida. Erros em cálculos matemáticos também são detectáveis durante esse processo.
Comprar uma transação é o próximo passo. Os auditores devem puxar a papelada original para a transação relacionada e revisar os documentos individuais. Isso permite que os auditores determinem a data, o tipo e o objetivo da transação. Os contadores que lançam transações no período contábil incorreto costumam ser o objetivo desta revisão. Outros erros também podem estar presentes nesta parte da trilha de auditoria.
Uma vez revisados, os contadores examinam o livro geral da empresa e outros livros contábeis. Os auditores verificam números precisos e contas contábeis adequadas para garantir que as informações contidas nos documentos estejam no razão corretamente. Se um cálculo detalhado for necessário para o lançamento no diário, os auditores recalcularão as informações para garantir a precisão. Transações extremamente detalhadas podem exigir que os auditores entrevistem o contador que postou a transação. Esse indivíduo deve inicializar os documentos para o lançamento no diário como parte do processo da trilha de auditoria.
Os sistemas de contabilidade eletrônica fornecem uma camada adicional ao processo da trilha de auditoria. A maioria dos sistemas de contabilidade informatizados fornece um registro de instantâneo para quem postou ou ajustou um registro no razão geral da empresa. Os dados incluem nome, dados, hora, descrição e outras informações, dependendo do sistema. Os auditores podem fazer login no razão geral eletrônica da empresa, revisar esses registros de trilhas de auditoria e originar transações a partir desses dados. Os auditores podem seguir a trilha de auditoria mais facilmente quando as empresas possuem esse registro eletrônico, não ajustável, da trilha de auditoria.