Wie folge ich einem Audit Trail?
Ein Audit-Trail ist eine Reihe von Dokumenten, die einen Journaleintrag oder einen Geschäftsvorfall unterstützen, der im Hauptbuch eines Unternehmens erfasst wird. Wirtschaftsprüfer oder Abschlussprüfer verfolgen die Spuren von Dokumenten, um zu beweisen, dass die Buchführungseinträge aktuell, gültig und relevant sind. Um einem Prüfpfad zu folgen, müssen Buchhalter eine Transaktion identifizieren, die Belege überprüfen und sicherstellen, dass jedes Konto in der Journalbuchung korrekt ist. Computergestützte Buchhaltungssoftware fügt diesem Prozess eine weitere Ebene hinzu. Oft ist ein elektronischer Stempel verfügbar, der angibt, welche Person den Eintrag in das Hauptbuch gebucht hat.
Die Prüfung umfasst die Überprüfung von Rechnungslegungsinformationen auf Richtigkeit und Richtigkeit. Bestimmte Transaktionen, z. B. mit Bargeld, Forderungen und Lagerbeständen, sind möglicherweise anfälliger für Betrug oder Missbrauch durch Mitarbeiter. Ein Prüfer untersucht diese Transaktionen und folgt dem Prüfpfad, in dem Zweck und Absicht der Transaktion aufgeführt sind. Der Trail ermöglicht es den Auditoren festzustellen, ob ein Eintrag gültig ist oder nicht. Dabei sind auch Fehler in mathematischen Berechnungen erkennbar.
Die Beschaffung einer Transaktion ist der nächste Schritt. Die Prüfer müssen die Originalunterlagen zur entsprechenden Transaktion ziehen und die einzelnen Dokumente prüfen. Auf diese Weise können Prüfer das Datum, den Typ und den Zweck der Transaktion bestimmen. Buchhalter, die Transaktionen in den falschen Abrechnungszeitraum buchen, sind häufig ein Zweck für diese Überprüfung. Während dieses Teils des Prüfpfads können auch andere Fehler auftreten.
Nach der Durchsicht sehen sich die Buchhalter das Hauptbuch und andere Buchhaltungsbücher des Unternehmens an. Die Prüfer prüfen, ob genaue Zahlen und Sachkonten vorliegen, um sicherzustellen, dass die Angaben in den Belegen im Sachkonto korrekt sind. Wenn für den Journaleintrag eine detaillierte Berechnung erforderlich war, berechnen die Prüfer die Informationen neu, um die Richtigkeit sicherzustellen. Bei sehr detaillierten Transaktionen muss der Wirtschaftsprüfer möglicherweise den Buchhalter befragen, der die Transaktion gebucht hat. Diese Person sollte die Dokumente für den Journaleintrag im Rahmen des Audit-Trail-Prozesses initialisieren.
Elektronische Buchhaltungssysteme bilden eine zusätzliche Ebene für den Audit-Trail-Prozess. Die meisten computergestützten Buchhaltungssysteme bieten einen Snapshot-Datensatz für die Personen, die einen Datensatz im Hauptbuch des Unternehmens gebucht oder angepasst haben. Die Daten umfassen je nach System Namen, Daten, Uhrzeit, Beschreibung und andere Informationen. Prüfer können sich im elektronischen Hauptbuch des Unternehmens anmelden, diese Prüfprotokollaufzeichnungen überprüfen und aus diesen Daten Transaktionen ableiten. Prüfer können den Prüfpfad leichter verfolgen, wenn Unternehmen über diesen elektronischen, nicht anpassbaren Prüfpfad verfügen.