Comment suivre une piste d'audit?
Une piste d'audit est une série de documents prenant en charge une entrée de journal ou une transaction commerciale enregistrée dans le grand livre général d'une entreprise. Les comptables ou les auditeurs suivent la trace des documents afin de prouver que les écritures comptables sont ponctuelles, valides et pertinentes. Pour suivre une piste d'audit, les comptables doivent identifier une transaction, examiner les pièces justificatives et s'assurer que chaque compte de l'écriture au journal est correct. Un logiciel de comptabilité informatisé ajoute une couche supplémentaire à ce processus. Un tampon électronique est souvent disponible, identifiant quelle personne a posté l'entrée dans le grand livre.
L'audit implique l'examen des informations comptables afin de prouver qu'elles sont exactes et correctes. Certaines transactions - telles que celles impliquant de l’argent liquide, des comptes clients et des stocks - peuvent être plus susceptibles de fraude ou d’abus de la part des employés. Un auditeur examine ces transactions et suit la trace d'audit qui détaille le but et l'intention de la transaction. La piste permet aux auditeurs de déterminer si une entrée est valide ou non. Des erreurs dans les calculs mathématiques peuvent également être découvertes au cours de ce processus.
La recherche d'une transaction est la prochaine étape. Les auditeurs doivent extraire les documents originaux de la transaction associée et examiner les documents individuels. Cela permet aux auditeurs de déterminer la date, le type et le but de la transaction. Les comptables qui enregistrent des transactions dans une période comptable incorrecte sont souvent l’un des objectifs de cet examen. D'autres erreurs peuvent également être présentes pendant cette partie de la piste d'audit.
Une fois examinés, les comptables examinent le grand livre général de l'entreprise et d'autres livres comptables. Les auditeurs vérifient les chiffres exacts et les comptes appropriés du grand livre afin de s’assurer que les informations sur les documents figurent correctement dans le grand livre. Si un calcul détaillé était nécessaire pour l'écriture au journal, les auditeurs recalculent les informations pour en garantir l'exactitude. Les transactions extrêmement détaillées peuvent obliger les auditeurs à interroger le comptable qui a enregistré l'opération. Cette personne doit parapher les documents de l'écriture au journal dans le cadre du processus de trace d'audit.
Les systèmes de comptabilité électroniques fournissent une couche supplémentaire au processus de piste de vérification. La plupart des systèmes comptables informatisés fournissent un enregistrement instantané pour qui a publié ou ajusté un enregistrement dans le grand livre général de l'entreprise. Les données incluent le nom, les données, l'heure, la description et d'autres informations, selon le système. Les auditeurs peuvent se connecter au grand livre électronique de la société, consulter ces enregistrements de piste d'audit et extraire des transactions à partir de ces données. Les auditeurs peuvent suivre plus facilement la piste d'audit lorsque les entreprises disposent de cet enregistrement de piste d'audit électronique et non ajustable.