Hvordan følger jeg en revisjonsspor?
En revisjonsspor er en serie dokumenter som støtter en journalpost eller en forretningstransaksjon registrert i et selskaps hovedbok. Regnskapsførere eller revisorer følger sporet av dokumenter for å bevise at regnskapsoppføringer er tidsriktige, gyldige og relevante. For å følge en revisjonsspor, må regnskapsførere identifisere en transaksjon, gjennomgå bilagene og sikre at hver konto i journalposten er korrekt. Datastyret regnskapsprogramvare legger til et nytt lag til denne prosessen. Et elektronisk stempel er ofte tilgjengelig som identifiserer hvilken person som postet oppføringen i hovedboken.
Revisjon innebærer gjennomgang av regnskapsinformasjon for å bevise at den er nøyaktig og riktig. Enkelte transaksjoner - som kontanter, kundefordringer og varebeholdning - kan være mer utsatt for bedrageri eller misbruk av ansatte. En revisor ser på disse transaksjonene og følger revisjonssporet som beskriver formålet og intensjonen med transaksjonen. Sporet gjør det mulig for revisorer å avgjøre om en oppføring er gyldig eller ikke. Feil i matematiske beregninger kan også oppdages under denne prosessen.
Sourcing en transaksjon er neste trinn. Revisorer må trekke det opprinnelige papirarbeidet til den tilhørende transaksjonen og gjennomgå de enkelte dokumentene. Dette gjør det mulig for revisorer å bestemme dato, type og formål med transaksjonen. Regnskapsførere som poster transaksjoner i feil regnskapsperiode er ofte et formål med denne gjennomgangen. Andre feil kan også være til stede under denne delen av revisjonssporet.
Når de er gjennomgått, ser regnskapsførere på selskapets hovedbok og andre regnskapsbøker. Revisorer sjekker for nøyaktige tall og riktige hovedbokskontoer for å sikre at informasjonen på dokumentene ligger i hovedboken riktig. Hvis en detaljert beregning var nødvendig for journalposten, beregner revisorer informasjonen for å sikre nøyaktighet. Ekstremt detaljerte transaksjoner kan kreve at revisorer skal intervjue regnskapsføreren som har lagt ut transaksjonen. Denne personen bør initialisere dokumentene for journalposten som en del av revisjonssporprosessen.
Elektroniske regnskapssystemer gir et ekstra lag til revisjonssporprosessen. De fleste datastyrte regnskapssystemer gir et øyeblikksbilde for hvem som la ut eller justerte en post i selskapets hovedbok. Data inkluderer navn, data, tid, beskrivelse og annen informasjon, avhengig av systemet. Revisorer kan logge seg på selskapets elektroniske hovedbok, gå gjennom disse revisjonssporene og kildetransaksjoner fra disse dataene. Revisorer kan lettere følge revisjonssporet når selskaper har denne elektroniske, ikke-justerbare revisjonssporet.