Hoe volg ik een audittrail?

Een controlespoor is een reeks documenten ter ondersteuning van een journaalboeking of zakelijke transactie die is vastgelegd in het grootboek van een bedrijf. Accountants of accountants volgen het spoor van documenten om aan te tonen dat boekhoudingen tijdig, geldig en relevant zijn. Om een ​​audittrail te volgen, moeten accountants een transactie identificeren, de ondersteunende documenten controleren en ervoor zorgen dat elke account in de journaalboeking correct is. Geautomatiseerde boekhoudsoftware voegt nog een laag toe aan dit proces. Er is vaak een elektronische stempel beschikbaar die identificeert welke persoon de invoer in het grootboek heeft gepost.

Controle omvat het beoordelen van boekhoudinformatie om aan te tonen dat deze juist en correct is. Bepaalde transacties - zoals transacties met contant geld, debiteuren en inventaris - kunnen vatbaarder zijn voor fraude of misbruik door werknemers. Een auditor bekijkt deze transacties en volgt het controlespoor dat het doel en de bedoeling van de transactie beschrijft. Met dit parcours kunnen auditors nagaan of een invoer geldig is. Fouten in wiskundige berekeningen zijn ook tijdens dit proces te ontdekken.

Een transactie sourcen is de volgende stap. Accountants moeten het originele papierwerk naar de gerelateerde transactie halen en de afzonderlijke documenten controleren. Hiermee kunnen auditors de datum, het type en het doel van de transactie bepalen. Accountants die transacties boeken in de onjuiste boekhoudperiode zijn vaak een doel voor dit onderzoek. Andere fouten kunnen ook aanwezig zijn tijdens dit deel van het controlespoor.

Na beoordeling bekijken accountants het grootboek van de onderneming en andere boekhoudkundige boeken. Controleurs controleren op juiste cijfers en juiste grootboekrekeningen om te controleren of de informatie op de documenten correct in het grootboek staat. Als een gedetailleerde berekening nodig was voor de journaalboeking, berekenen auditors de informatie opnieuw om de nauwkeurigheid te waarborgen. Voor extreem gedetailleerde transacties kan het nodig zijn dat auditors de accountant interviewen die de transactie heeft gepost. Deze persoon moet de documenten voor de journaalboeking initialiseren als onderdeel van het audittrailproces.

Elektronische boekhoudsystemen bieden een extra laag aan het audittrailproces. De meeste geautomatiseerde boekhoudsystemen bieden een momentopname van wie een record in het grootboek van het bedrijf heeft geplaatst of aangepast. Gegevens omvatten naam, gegevens, tijd, beschrijving en andere informatie, afhankelijk van het systeem. Accountants kunnen inloggen op het elektronische grootboek van het bedrijf, deze audit trail-records bekijken en transacties op basis van deze gegevens gebruiken. Accountants kunnen het audittraject gemakkelijker volgen wanneer bedrijven dit elektronische, niet-aanpasbare audittrajectrecord hebben.