Come seguire un audit trail?
Una pista di controllo è una serie di documenti che supportano una registrazione a giornale o una transazione commerciale registrata nella contabilità generale di un'azienda. I contabili o i revisori dei conti seguono la traccia dei documenti al fine di dimostrare che le registrazioni contabili sono tempestive, valide e pertinenti. Per seguire una pista di controllo, i contabili devono identificare una transazione, rivedere i documenti giustificativi e assicurarsi che ciascun conto nella registrazione prima nota sia corretto. Il software di contabilità computerizzata aggiunge un altro livello a questo processo. È spesso disponibile un timbro elettronico che identifica quale persona ha registrato la voce nella contabilità generale.
Il controllo comporta la revisione delle informazioni contabili per dimostrare che sono accurate e corrette. Alcune transazioni, come quelle che riguardano denaro contante, crediti e inventario, possono essere più suscettibili a frodi o abusi da parte dei dipendenti. Un revisore esamina queste transazioni e segue la pista di controllo che descrive in dettaglio lo scopo e l'intento della transazione. Il percorso consente ai revisori di accertare se un'iscrizione è valida o meno. Durante questo processo sono anche rilevabili errori nei calcoli matematici.
Sourcing di una transazione è il passo successivo. I revisori devono trasferire i documenti originali nella relativa transazione ed esaminare i singoli documenti. Ciò consente ai revisori di determinare la data, il tipo e lo scopo della transazione. I contabili che registrano transazioni nel periodo contabile errato sono spesso uno scopo di questa revisione. Altri errori possono anche essere presenti durante questa parte della pista di controllo.
Una volta esaminati, i contabili esaminano la contabilità generale dell'azienda e altri libri contabili. I revisori controllano la presenza di numeri precisi e conti contabili adeguati per garantire che le informazioni sui documenti siano contenute correttamente nel libro mastro. Se era necessario un calcolo dettagliato per la registrazione prima nota, i revisori calcolano nuovamente le informazioni per garantire l'accuratezza. Transazioni estremamente dettagliate possono richiedere ai revisori di intervistare il contabile che ha registrato la transazione. Questa persona dovrebbe inizializzare i documenti per la registrazione prima nota come parte del processo di audit trail.
I sistemi di contabilità elettronica forniscono un ulteriore livello al processo di audit trail. La maggior parte dei sistemi di contabilità computerizzata fornisce una registrazione di un'istantanea per chi ha registrato o rettificato una registrazione nella contabilità generale della società. I dati includono nome, dati, ora, descrizione e altre informazioni, a seconda del sistema. I revisori possono accedere alla contabilità generale elettronica dell'azienda, rivedere questi registri delle piste di controllo e ricavare transazioni da questi dati. I revisori possono seguire più facilmente la pista di controllo quando le aziende hanno questo record di pista di controllo elettronico e non regolabile.