Jak postępować zgodnie ze ścieżką audytu?

Ścieżka audytu to seria dokumentów, które wspierają zapis księgowy lub transakcję biznesową zapisaną w księdze głównej firmy. Księgowi lub biegli rewidenci śledzą dokumenty w celu udowodnienia, że ​​zapisy księgowe są aktualne, ważne i odpowiednie. Aby śledzić ścieżkę audytu, księgowi muszą zidentyfikować transakcję, przejrzeć dokumenty potwierdzające i upewnić się, że każde konto we wpisie do dziennika jest prawidłowe. Skomputeryzowane oprogramowanie księgowe dodaje kolejną warstwę do tego procesu. Często dostępny jest stempel elektroniczny, który identyfikuje osobę, która zaksięgowała wpis do księgi głównej.

Audyt obejmuje przegląd informacji księgowych w celu udowodnienia, że ​​są one dokładne i prawidłowe. Niektóre transakcje - na przykład dotyczące gotówki, należności i zapasów - mogą być bardziej podatne na oszustwa lub nadużycia przez pracowników. Audytor patrzy na te transakcje i postępuje zgodnie ze ścieżką audytu, która szczegółowo określa cel i zamiar transakcji. Ścieżka pozwala audytorom ustalić, czy wpis jest ważny, czy nie. Błędy w obliczeniach matematycznych są również wykrywalne podczas tego procesu.

Pozyskanie transakcji to kolejny krok. Audytorzy muszą pobrać oryginalne dokumenty do powiązanej transakcji i przejrzeć poszczególne dokumenty. Pozwala to audytorom określić datę, rodzaj i cel transakcji. Księgowi, którzy księgują transakcje w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym, często są celem tego przeglądu. Inne błędy mogą również występować w tej części ścieżki audytu.

Po przejrzeniu księgowi sprawdzają księgę główną firmy i inne księgi rachunkowe. Audytorzy sprawdzają poprawność liczb i prawidłowe konta księgi, aby upewnić się, że informacje na dokumentach znajdują się w księdze poprawnie. Jeśli konieczne było szczegółowe obliczenie pozycji dziennika, audytorzy ponownie obliczają informacje, aby zapewnić dokładność. Niezwykle szczegółowe transakcje mogą wymagać od audytorów przeprowadzenia wywiadu z księgowym, który zaksięgował transakcję. Osoba ta powinna parafować dokumenty do zapisu księgowego w ramach procesu ścieżki audytu.

Elektroniczne systemy księgowe stanowią dodatkową warstwę w procesie śledzenia. Większość skomputeryzowanych systemów księgowych zapewnia zapis migawkowy dotyczący tego, kto opublikował lub skorygował zapis w księdze głównej firmy. Dane obejmują nazwę, dane, czas, opis i inne informacje, w zależności od systemu. Audytorzy mogą logować się do elektronicznej księgi głównej firmy, przeglądać rekordy ścieżek audytu i pozyskiwać transakcje na podstawie tych danych. Audytorzy mogą łatwiej śledzić ścieżkę audytu, gdy firmy mają ten elektroniczny, nieregulowany zapis ścieżki audytu.