¿Cómo mantengo un registro de caja chica?
Para mantener un registro de caja menor, primero tendrá que decidir si desea mantener un registro escrito o registrar transacciones en una computadora. Luego, deberá crear u obtener un registro que tenga las columnas de entrada apropiadas, como las de fechas, montos de transacciones, descripciones de ingresos o gastos y saldos. Una vez que se crea este registro, puede realizar un seguimiento simplemente registrando cada vez que paga algo con dinero en efectivo o recibe dinero de esta forma. Además, puede beneficiarse guardando recibos para hacer una copia de seguridad de sus entradas de registro.
Cuando necesite mantener un registro de caja chica, es importante comprender que sí tiene opciones a la hora de crearlo. Puede usar un registro escrito, un programa de computadora diseñado específicamente para registrar transacciones de efectivo, o incluso una hoja de cálculo para crear su registro. Sin embargo, si decide usar una opción de computadora para registrar el dinero en efectivo, normalmente es fundamental que haga una copia de seguridad de sus archivos de manera regular. Si no recuerda hacer esto, es posible que le resulte difícil averiguar cómo gastó poco dinero en efectivo y probar sus gastos si su sistema informático falla.
Por lo general, un registro de caja menor tendrá un área designada para registrar varios datos. Por ejemplo, el registro que cree debe tener una columna para ingresar la fecha en que pagó con efectivo o recibió efectivo, así como una columna para designar si recibió o no un recibo para documentar la transacción. Su registro también debe incluir un área para enumerar la parte a la que pagó en efectivo o la persona de la que recibió dinero y el monto de la transacción. También necesitará un área para describir la transacción. Por ejemplo, puede notar en esta área que pagó los suministros o recibió una donación.
Cuando mantiene un registro de efectivo, también deberá realizar un seguimiento del saldo en su cuenta. Esto significa que necesitará una columna en la que registrar el saldo de su fondo de caja menor después de cada transacción. Hacer un seguimiento del saldo no solo es un buen mantenimiento de registros, sino que también puede hacer que sea más fácil notar cuándo es el momento de reponer su fondo de caja.
Si tiene una empresa que tiene empleados, tendrá que decidir quién tendrá acceso a su dinero en efectivo y ser responsable de mantener el registro. Si más de una persona tendrá acceso, necesitará un sistema para registrar quién es responsable de qué transacción. Puede mantener un registro de esto agregando una columna a su registro para el nombre del empleado.
Además de mantener un registro de caja chica, también es importante guardar los recibos que reciba en relación con la caja chica. Esto incluso incluye los recibos de las pequeñas cantidades que no considera muy importantes. Es posible que luego necesite estos recibos para ayudar a probar algunos de sus gastos.