Jak si mohu vést drobný pokladní den?
Chcete-li vést drobnou pokladnu, musíte se nejprve rozhodnout, zda si chcete ponechat písemný protokol nebo zaznamenat transakce v počítači. Poté budete muset vytvořit nebo získat protokol, který obsahuje příslušné sloupce položek, jako jsou sloupce pro data, částky transakcí, popisy příjmů nebo výdajů a zůstatky. Jakmile je tento protokol vytvořen, můžete sledovat jednoduše zaznamenáním pokaždé, když něco zaplatíte drobnou hotovostí nebo přijmete peníze v této podobě. Kromě toho můžete mít prospěch z uchovávání účtenek pro zálohování záznamů v protokolu.
Pokud potřebujete vést drobný pokladní deník, je důležité pochopit, že pokud jde o jeho vytvoření, máte na výběr. K vytvoření protokolu můžete použít písemný protokol, počítačový softwarový program speciálně navržený pro zaznamenávání drobných hotovostních transakcí nebo pouze tabulku počítače. Pokud se však rozhodnete použít počítačovou možnost pro zaznamenávání drobných peněz, je obvykle důležité, abyste své soubory pravidelně zálohovali. Pokud si to nepamatujete, můžete mít potíže s přijetím na to, jak jste utratili drobnou hotovost, a prokazováním výdajů v případě selhání počítačového systému.
Drobná pokladna bude mít obvykle vyhrazenou oblast pro zaznamenávání různých dat. Například vytvořený protokol by měl mít sloupec pro zadání data, kdy jste zaplatili v hotovosti nebo obdrželi hotovost, a sloupec pro určení, zda jste obdrželi potvrzení o dokumentování transakce. Váš deník by měl také obsahovat oblast pro výpis strany, které jste zaplatili v hotovosti, nebo osoby, od které jste obdrželi peníze, a částku transakce. Budete také potřebovat oblast pro popis transakce. V této oblasti si například můžete všimnout, že jste zaplatili za zásoby nebo dostali dar.
Pokud vedete protokol pro drobnou hotovost, budete muset také sledovat zůstatek na svém účtu. To znamená, že budete potřebovat sloupec, ve kterém zaznamenáte zůstatek vašeho drobného hotovostního fondu po každé transakci. Sledování zůstatku není jen dobré vedení záznamů, ale může také usnadnit upozornění, kdy je čas doplnit váš drobný hotovostní fond.
Pokud provozujete firmu, která má zaměstnance, musíte se rozhodnout, kdo bude mít přístup k vaší drobné hotovosti, a odpovídat za vedení protokolu. Pokud bude mít přístup více než jedna osoba, budete potřebovat systém pro zaznamenávání, kdo je zodpovědný za jakou transakci. Můžete o tom vést záznam přidáním sloupce do svého protokolu pro jméno zaměstnance.
Kromě vedení drobné pokladny je také důležité uchovávat veškeré příjmy, které obdržíte v souvislosti s drobnou hotovostí. To zahrnuje i příjmy za malé částky, které nepovažujete za velmi důležité. Tyto doklady budete možná později potřebovat, abyste prokázali některé své výdaje.