Hur håller jag en småkassa?

För att hålla en småkassa måste du först bestämma om du vill föra en skriftlig logg eller registrera transaktioner på en dator. Då måste du skapa eller skaffa en logg som har lämpliga inmatningskolumner, till exempel de för datum, transaktionsbelopp, inkomst- eller utgiftsbeskrivningar och saldon. När denna logg har skapats kan du hålla reda på genom att helt enkelt spela in varje gång du betalar för något med små kontanter eller få pengar i detta formulär. Dessutom kan du dra nytta av att behålla kvitton för att säkerhetskopiera dina loggposter.

När du behöver föra en småkassa är det viktigt att förstå att du har val när det gäller att skapa den. Du kan använda en skriftlig logg, ett datorprogram som är speciellt utformat för att spela in småtransaktioner eller till och med bara ett dator-kalkylblad för att skapa din logg. Om du bestämmer dig för att använda ett datoralternativ för att spela småkassa är det emellertid vanligtvis viktigt att du säkerhetskopierar dina filer regelbundet. Om du inte kommer ihåg att göra detta kan du ha svårt att ta reda på hur du spenderade små kontanter och bevisa dina utgifter om ditt datorsystem kraschar.

Vanligtvis kommer en småkassa logga att ha ett särskilt område för registrering av olika data. Till exempel bör den logg som du skapar ha en kolumn för att ange det datum då du betalade med kontanter eller fått kontanter samt en kolumn för att ange om du fick ett kvitto för att dokumentera transaktionen eller inte. Din logg bör också innehålla ett område för att lista den part du betalade kontant till eller den person du mottog pengar från och transaktionsbeloppet. Du behöver också ett område för att beskriva transaktionen. Till exempel kan du notera i detta område att du har betalat för leveranser eller fått en donation.

När du håller en logg för små kontanter måste du också hålla reda på saldot på ditt konto. Detta betyder att du kommer att behöva en kolumn för att registrera saldot för din småkassa efter varje transaktion. Att hålla reda på balansen är inte bara bra journalföring, utan kan också göra det lättare att märka när det är dags att fylla på din småkassa.

Om du driver ett företag som har anställda måste du bestämma vem som ska ha tillgång till dina småkassa och vara ansvarig för att hålla loggen. Om fler än en person har åtkomst behöver du ett system för att registrera vem som är ansvarig för vilken transaktion. Du kan bokföra detta genom att lägga till en kolumn i din logg för anställdas namn.

Förutom att hålla en småkassa är det också viktigt att behålla alla kvitton du får i förhållande till småkassa. Detta inkluderar även kvitton för de små belopp som du inte anser vara mycket viktiga. Du kan senare behöva dessa kvitton för att bevisa några av dina utgifter.