Hvordan oppbevarer jeg en småkassa?

For å føre en liten kontantlogg, må du først bestemme om du vil føre en skriftlig logg eller registrere transaksjoner på en datamaskin. Da må du opprette eller skaffe en logg som har de aktuelle oppføringskolonnene, for eksempel for datoer, transaksjonsbeløp, inntekts- eller utgiftsbeskrivelser og saldo. Når denne loggen er opprettet, kan du følge med ved å registrere hver gang du betaler for noe med småpenger eller motta penger i dette skjemaet. I tillegg kan du ha fordel ved å holde kvitteringer for å sikkerhetskopiere loggoppføringene.

Når du trenger å føre en småkassa, er det viktig å forstå at du har valg når det gjelder å lage den. Du kan bruke en skriftlig logg, et dataprogram som er spesielt designet for å registrere småkontanttransaksjoner, eller til og med bare et regneark for å lage loggen din. Hvis du bestemmer deg for å bruke et datamaskinalternativ for å registrere småpenger, er det imidlertid typisk viktig at du tar sikkerhetskopi av filene dine med jevne mellomrom. Hvis du ikke husker å gjøre dette, kan det hende du har en vanskelig tid på å finne ut hvordan du brukte småkassa og bevise utgiftene dine hvis datasystemet krasjer.

Vanligvis vil en småkontantlogg ha et angitt område for registrering av forskjellige data. For eksempel bør loggen du oppretter ha en kolonne for å legge inn datoen du betalte med kontanter eller mottatt kontanter, samt en kolonne for å angi om du mottok en kvittering for å dokumentere transaksjonen eller ikke. Loggen din skal også inneholde et område for oppføring av parten du har betalt kontant til, eller personen du mottok penger fra og transaksjonsbeløpet fra. Du vil også trenge et område for å beskrive transaksjonen. For eksempel kan du merke deg i dette området at du har betalt for forsyninger eller mottatt en donasjon.

Når du fører en logg for småkassa, må du også holde oversikt over saldoen på kontoen din. Dette betyr at du vil trenge en kolonne for å registrere saldoen i småkassefondet etter hver transaksjon. Å holde oversikt over saldoen er ikke bare god journalføring, men kan også gjøre det lettere å legge merke til når det er på tide å fylle opp småkassa.

Hvis du driver en virksomhet som har ansatte, må du bestemme hvem som skal ha tilgang til småkassa og være ansvarlig for å føre loggen. Hvis mer enn en person vil ha tilgang, trenger du et system for registrering av hvem som er ansvarlig for hvilken transaksjon. Du kan føre oversikt over dette ved å legge til en kolonne i loggen din for den ansattes navn.

I tillegg til å føre en småkassa, er det også viktig å oppbevare kvitteringer du mottar i forhold til småkassa. Dette inkluderer til og med kvitteringer for de små beløpene du ikke anser som veldig viktige. Du trenger senere disse kvitteringene for å bevise noen av utgiftene dine.