Jak prowadzić dziennik drobnej gotówki?
Aby zachować drobny dziennik gotówkowy, musisz najpierw zdecydować, czy chcesz zachować dziennik pisemny, czy rejestrować transakcje na komputerze. Następnie musisz utworzyć lub uzyskać dziennik z odpowiednimi kolumnami wprowadzania, takimi jak daty, kwoty transakcji, opisy przychodów lub wydatków oraz salda. Po utworzeniu tego dziennika możesz śledzić, rejestrując za każdym razem, gdy płacisz za coś drobną gotówką lub otrzymujesz pieniądze w tej formie. Ponadto możesz odnieść korzyść z przechowywania rachunków w celu utworzenia kopii zapasowej wpisów w dzienniku.
Kiedy musisz prowadzić drobny dziennik gotówki, ważne jest, aby zrozumieć, że masz wybór, jeśli chodzi o jego utworzenie. Możesz użyć zapisanego dziennika, programu komputerowego zaprojektowanego specjalnie do rejestrowania drobnych transakcji gotówkowych, a nawet tylko komputerowego arkusza kalkulacyjnego do utworzenia dziennika. Jeśli jednak zdecydujesz się użyć opcji komputerowej do rejestrowania drobnych pieniędzy, zazwyczaj ważne jest regularne tworzenie kopii zapasowych plików. Jeśli nie pamiętasz, aby to zrobić, możesz mieć trudności z ustaleniem, w jaki sposób wydałeś drobną gotówkę i udowodnieniem swoich wydatków w przypadku awarii systemu komputerowego.
Zwykle drobny dziennik gotówkowy będzie miał wyznaczone miejsce do rejestrowania różnych fragmentów danych. Na przykład utworzony dziennik powinien zawierać kolumnę do wpisywania daty płatności gotówką lub otrzymanej gotówki, a także kolumnę określającą, czy otrzymano pokwitowanie w celu udokumentowania transakcji. Twój dziennik powinien również zawierać pole do wyszczególnienia strony, której zapłaciłeś gotówką lub osoby, od której otrzymałeś pieniądze, oraz kwoty transakcji. Będziesz także potrzebował obszaru do opisu transakcji. Na przykład możesz zauważyć w tym obszarze, że zapłaciłeś za zapasy lub otrzymałeś darowiznę.
Gdy prowadzisz dziennik drobnych środków pieniężnych, musisz również śledzić saldo na swoim koncie. Oznacza to, że będziesz potrzebować kolumny, w której po każdej transakcji rejestrujesz saldo swojego małego funduszu gotówkowego. Śledzenie salda jest nie tylko dobrym prowadzeniem dokumentacji, ale może także ułatwić zauważenie, kiedy nadszedł czas na uzupełnienie funduszy drobnych środków pieniężnych.
Jeśli prowadzisz firmę, w której pracują pracownicy, będziesz musiał zdecydować, kto będzie miał dostęp do twojej drobnej gotówki i będzie odpowiedzialny za prowadzenie dziennika. Jeśli więcej niż jedna osoba będzie miała dostęp, będziesz potrzebować systemu do rejestrowania, kto jest odpowiedzialny za daną transakcję. Możesz to zapisać, dodając do dziennika kolumnę z nazwiskiem pracownika.
Oprócz prowadzenia drobnej kasy, ważne jest również, aby zachować wszelkie rachunki, które otrzymujesz w stosunku do drobnej gotówki. Obejmuje to nawet wpływy za niewielkie kwoty, które nie są uważane za bardzo ważne. Później możesz potrzebować tych potwierdzeń, aby pomóc w potwierdzeniu niektórych wydatków.