Hvordan opbevarer jeg en små kontantlogbog?

For at føre en lille kontantlog skal du først beslutte, om du vil føre en skriftlig log eller registrere transaktioner på en computer. Derefter bliver du nødt til at oprette eller få en log, der har de relevante indtastningskolonner, såsom dem til datoer, transaktionsbeløb, indkomst- eller udgiftsbeskrivelser og saldi. Når denne log er oprettet, kan du holde styr ved blot at registrere hver gang du betaler for noget med små kontanter eller modtager penge i denne form. Derudover kan du drage fordel af at beholde kvitteringer for at tage backup af dine logposter.

Når du har brug for at føre en lille kontantlogbog, er det vigtigt at forstå, at du har valg, når det kommer til at oprette den. Du kan bruge en skriftlig log, et computersoftwareprogram, der er specielt designet til registrering af små kontanttransaktioner, eller endda bare et computer regneark til at oprette din log. Hvis du beslutter at bruge en computerindstilling til registrering af småkontanter, er det imidlertid typisk kritisk, at du sikkerhedskopierer dine filer regelmæssigt. Hvis du ikke kan huske at gøre dette, kan du have en vanskelig tid med at finde ud af, hvordan du har brugt små kontanter og beviset dine udgifter, hvis dit computersystem går ned.

Typisk vil en små kontantlogbog have et udpeget område til registrering af forskellige stykke data. For eksempel skal den log, du opretter, have en kolonne til indtastning af den dato, hvor du betalte kontant eller modtaget kontant, samt en kolonne til angivelse af, om du har modtaget en kvittering for at dokumentere transaktionen eller ej. Din log skal også indeholde et område til liste af den part, som du har betalt kontant til, eller den person, som du modtog penge fra, og transaktionsbeløbet. Du har også brug for et område til beskrivelse af transaktionen. For eksempel kan du bemærke i dette område, at du betalte for forsyninger eller modtog en donation.

Når du fører en log for småkontanter, skal du også holde øje med saldoen på din konto. Dette betyder, at du har brug for en kolonne, hvor du kan registrere saldoen for din små kontantfond efter hver transaktion. At holde styr på saldoen er ikke kun god journalføring, men kan også gøre det lettere at lægge mærke til, når det er tid til at genopfylde din småkontantfond.

Hvis du driver en virksomhed, der har ansatte, bliver du nødt til at beslutte, hvem der har adgang til dine småkasser og være ansvarlig for at føre loggen. Hvis mere end én person har adgang, har du brug for et system til registrering af, hvem der er ansvarlig for hvilken transaktion. Du kan registrere dette ved at tilføje en kolonne til din log for medarbejderens navn.

Ud over at føre en lille kontantlog er det også vigtigt at opbevare de kvitteringer, du modtager i forhold til småkontanter. Dette inkluderer endda kvitteringer for de små beløb, du ikke anser for meget vigtige. Du har muligvis senere brug for disse kvitteringer for at hjælpe med at bevise nogle af dine udgifter.