¿Cómo hago un seguimiento de los gastos operativos?
Hacer un seguimiento de los gastos operativos es importante para el éxito de cualquier empresa. Para comprender lo que cuesta administrar el negocio, es esencial contar con un método estructurado para identificar y clasificar cada gasto. Afortunadamente, el proceso de establecer un procedimiento para registrar los gastos comerciales y recuperar los datos en algún tipo de formato utilizable no es difícil.
Para gestionar la contabilización de los gastos operativos correctamente, la empresa debe establecer al menos algunos registros contables básicos. Estos registros pueden mantenerse en copia impresa, pero el uso de software de contabilidad a menudo puede simplificar la tarea con relativa facilidad. Si no está seguro de cómo configurar los registros, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad gratuitos y basados en tarifas le proporcionarán instrucciones básicas que lo ayudarán a determinar qué líneas de pedido deben publicarse en qué categoría. Una vez que tenga los libros en su lugar, el proceso de publicación es fácil de seguir.
Un aspecto muy importante del seguimiento de sus gastos operativos es no posponer hacer publicaciones regulares en sus libros de contabilidad. Dependiendo de la naturaleza del negocio, puede ser ventajoso publicar artículos tan pronto como se reciban. Las pequeñas empresas en el hogar y otras pueden publicar todos los artículos un día de cada semana laboral sin crear problemas con el presupuesto operativo. Incluso si no hay mucho que publicar, elegir hacerlo diariamente minimiza las posibilidades de que una factura del proveedor se pierda, nunca se publique y, por lo tanto, nunca se pague hasta que el proveedor envíe un segundo aviso.
Con sus libros de contabilidad establecidos y el cronograma de publicación establecido, la siguiente fase de seguimiento de los gastos operativos es generar informes que desglosen esos gastos en grupos. La mayoría del software de contabilidad incluye un informe de ingresos / gastos preformateado que le permitirá comparar lo que entra con lo que sale dentro de un período de tiempo específico. También es posible crear un informe personalizado que compare tanto sus ingresos como los costos operativos con su presupuesto operativo. Esto le permite no solo confirmar que se reciben suficientes ingresos para cubrir los gastos, sino también si todavía está operando dentro del presupuesto. Al ejecutar estos informes semanalmente, puede ajustar sus gastos en consecuencia, ya sea adelantando las fechas de pago de alguna deuda pendiente o retrasando algunos pagos para evitar exceder su presupuesto durante el próximo período.
Junto con el seguimiento de los gastos operativos para garantizar que el presupuesto de la empresa se mantenga equilibrado, es importante controlar los gastos operativos asociados con segmentos específicos de la operación, y asegurarse de que la inversión en esos segmentos esté contribuyendo al proceso de generación de ingresos. Por ejemplo, si observa que los gastos dentro del departamento de ventas están aumentando, pero las ventas se han estancado durante los últimos seis meses, eso indica la necesidad de hacer algunos cambios dentro de esa área de su operación. Desde esta perspectiva, el seguimiento de los costos operativos significa que los ingresos que ingresan se utilizan de manera más eficiente, el resultado final se mantiene lo más saludable posible y las posibilidades de construir reservas operativas para su uso en proyectos futuros son viables.