Jak śledzić wydatki operacyjne?
Śledzenie wydatków operacyjnych jest ważne dla sukcesu każdej firmy. Aby zrozumieć, ile kosztuje prowadzenie firmy, konieczne jest posiadanie ustrukturyzowanej metody identyfikacji i kategoryzacji każdego kosztu. Na szczęście proces ustanowienia procedury publikowania wydatków biznesowych i odzyskiwania danych w pewnym rodzaju formatu użytecznego nie jest trudny.
W celu prawidłowego zarządzania wydatkami operacyjnymi firma musi ustalić co najmniej kilka podstawowych rekordów rachunkowości. Rekordy te można przechowywać w kopii papieru, ale korzystanie z oprogramowania księgowego może często usprawnić zadanie ze względną łatwością. Jeśli nie masz pewności, jak skonfigurować rekordy, większość pakietów oprogramowania księgowego bezpłatnego i opartych na opartych na opłacaniu poda podstawowe instrukcje, które pomogą określić, które elementy linii powinny być opublikowane w jakiej kategorii. Po wprowadzeniu książek proces publikowania jest łatwy do naśladowania.
Jednym z bardzo ważnych aspektów śledzenia wydatków operacyjnych jest nie zniechęcanie regularnych postów w księgach. W zależności od charakteru działalności korzystne może być publikowanie przedmiotów, gdy tylko zostaną otrzymane. Domowe i inne małe firmy mogą być w stanie publikować wszystkie przedmioty każdego dnia każdego tygodnia biznesowego bez tworzenia problemów z budżetem operacyjnym. Nawet jeśli nie ma wiele do opublikowania, wybór tego codziennie minimalizuje szanse na niewłaściwe umieszczenie faktury dostawcy, nigdy nie opublikowane, a zatem nigdy nie wypłacone, dopóki dostawca nie wysłał drugiego zawiadomienia.
W ramach ustalonych książek księgowych i harmonogramu publikowania kolejnym etapem śledzenia wydatków operacyjnych jest wygenerowanie raportów, które rozbijają te wydatki na grupy. Większość oprogramowania księgowego zawiera wstępnie uformowany raport dochodu/wydatków, który pozwoli ci porównać to, co pojawia się z tym, co wychodzi w określonym czasie FRame. Możliwe jest również utworzenie dostosowanego raportu, który porównuje zarówno Twoje dochody, jak i koszty operacyjne z budżetem operacyjnym. Pozwala to nie tylko potwierdzić, że otrzymywane są wystarczające przychody na pokrycie wydatków, ale także to, czy nadal działasz w ramach budżetu. Uruchamiając te raporty co tydzień, możesz odpowiednio dostosować swoje wydatki, albo przenosząc daty płatności na zaległe dług lub opóźniając niektóre płatności, aby zapobiec przekroczeniu budżetu w nadchodzącym okresie.
Wraz z śledzeniem wydatków operacyjnych w celu upewnienia się, że budżet firmy pozostaje zrównoważony, ważne jest kontrolowanie wydatków operacyjnych związanych z określonymi segmentami operacji i upewnienie się, że inwestycja w te segmenty przyczynia się do procesu generowania przychodów. Na przykład, jeśli zauważysz, że wydatki w dziale sprzedaży rosną, ale sprzedaż była stagnacja przez ostatnie sześć miesięcy, co oznacza potrzebę zrobienia kilkuzmiany w tym obszarze operacji. Z tej perspektywy śledzenie kosztów operacyjnych oznacza, że przychody są wykorzystywane bardziej wydajnie, wyznacznik jest utrzymywany tak zdrowy, jak to możliwe, a szanse na budowanie rezerw operacyjnych do użytku z przyszłymi projektami są opłacalne.