Jak śledzić wydatki operacyjne?
Śledzenie wydatków operacyjnych jest ważne dla sukcesu każdej firmy. Aby zrozumieć, ile kosztuje prowadzenie firmy, niezbędna jest ustrukturyzowana metoda identyfikacji i kategoryzacji każdego wydatku. Na szczęście proces ustanawiania procedury księgowania wydatków biznesowych i odzyskiwania danych w jakimś użytecznym formacie nie jest trudny.
Aby prawidłowo zarządzać księgowaniem kosztów operacyjnych, firma musi ustanowić co najmniej kilka podstawowych zapisów księgowych. Rejestry te można przechowywać w formie papierowej, ale korzystanie z oprogramowania księgowego może często usprawnić zadanie ze względną łatwością. Jeśli nie masz pewności, jak skonfigurować rekordy, większość bezpłatnych i płatnych pakietów oprogramowania księgowego zawiera podstawowe instrukcje, które pomogą Ci określić, które pozycje powinny zostać zaksięgowane w jakiej kategorii. Po przygotowaniu książek proces publikowania jest łatwy do naśladowania.
Jednym z bardzo ważnych aspektów śledzenia wydatków operacyjnych jest nie odkładanie regularnych księgowań w księgach rachunkowych. W zależności od charakteru firmy korzystne może być wysyłanie przedmiotów natychmiast po ich otrzymaniu. Domowe i inne małe firmy mogą być w stanie wysyłać wszystkie artykuły jednego dnia każdego tygodnia roboczego bez problemów z budżetem operacyjnym. Nawet jeśli nie ma wiele do opublikowania, wybranie tego na co dzień minimalizuje szanse, że faktura dostawcy zostanie źle umieszczona, nigdy nie zaksięgowana, a zatem nigdy zapłacona, dopóki dostawca nie prześle drugiego zawiadomienia.
Po ustaleniu ksiąg rachunkowych i wprowadzeniu harmonogramu księgowania, kolejnym etapem śledzenia kosztów operacyjnych jest generowanie raportów, które dzielą te wydatki na grupy. Większość programów księgowych zawiera wstępnie sformatowany raport przychodów / kosztów, który pozwoli ci porównać, co przychodzi z tym, co wychodzi w określonym czasie. Możliwe jest również utworzenie spersonalizowanego raportu, który porównuje przychody i koszty operacyjne z budżetem operacyjnym. Pozwala to nie tylko potwierdzić, że dochód jest wystarczający na pokrycie wydatków, ale także stwierdzić, czy nadal działasz w ramach budżetu. Uruchamiając te raporty co tydzień, możesz odpowiednio dostosować swoje wydatki, albo przesuwając daty płatności w przypadku niektórych zaległych długów, albo opóźniając niektóre płatności, aby zapobiec przekroczeniu budżetu w nadchodzącym okresie.
Oprócz śledzenia kosztów operacyjnych w celu upewnienia się, że budżet firmy pozostaje zrównoważony, ważne jest kontrolowanie kosztów operacyjnych związanych z określonymi segmentami działalności oraz upewnienie się, że inwestycja w te segmenty przyczynia się do procesu generowania przychodów. Na przykład, jeśli zauważysz, że wydatki w dziale sprzedaży rosną, ale sprzedaż była w stagnacji przez ostatnie sześć miesięcy, oznacza to, że musisz wprowadzić kilka zmian w tym obszarze działalności. Z tej perspektywy śledzenie kosztów operacyjnych oznacza, że przychód jest wykorzystywany bardziej efektywnie, wynik końcowy jest utrzymywany na możliwie najwyższym poziomie, a szanse na zbudowanie rezerw operacyjnych do wykorzystania w przyszłych projektach są realne.