Hur spårar jag driftskostnader?

Att hålla reda på driftskostnader är viktigt för alla företags framgång.För att förstå vad det kostar att driva verksamheten är det viktigt att ha en strukturerad metod för att identifiera och kategorisera varje kostnad.Lyckligtvis är processen att upprätta ett förfarande för att publicera affärskostnader och hämta uppgifterna i någon typ av användbart format inte svårt.

För att hantera utläggningen av driftskostnader korrekt måste verksamheten fastställa åtminstone några grundläggande redovisningsregister.Dessa poster kan underhållas i papperskopia, men att använda bokföringsprogramvara kan ofta effektivisera uppgiften med relativt enkelhet.Om du inte är säker på hur du ställer in posten kommer de flesta av de gratis och avgiftsbaserade redovisningsprogramvarupaketen att ge grundläggande instruktioner som hjälper dig att avgöra vilka rader som ska publiceras i vilken kategori.När du har böckerna på plats är postprocessen lätt att följa.

En mycket viktig aspekt av att spåra dina driftskostnader är att inte skjuta upp regelbundna inlägg i dina bokföringsböcker.Beroende på verksamhetens natur kan det vara fördelaktigt att publicera artiklar så snart de mottas.Hembaserade och andra småföretag kanske kan publicera alla artiklar en dag varje affärsvecka utan att skapa problem med driftsbudgeten.Även om det inte finns mycket att publicera, väljer du att göra det dagligen minimerar chansen att en leverantörsfaktura som inte är placerad, aldrig publicerad och därmed aldrig betalat förrän ett andra meddelande skickas av leverantören.

Med dina redovisningsböcker som är etablerade och publiceringsschema på plats är nästa fas av spårningskostnader att generera rapporter som delar upp dessa utgifter i grupper.De flesta redovisningsprogramvara innehåller en förformaterad inkomst/utgiftsrapport som gör att du kan jämföra vad som kommer in med vad som går ut inom en viss tidsram.Det är också möjligt att skapa en anpassad rapport som jämför både dina inkomster och driftskostnader med din driftsbudget.Detta gör att du inte bara kan bekräfta att tillräckligt med intäkter tas emot för att täcka utgifter, utan också om du fortfarande arbetar inom budgeten eller inte.Genom att köra dessa rapporter varje vecka kan du justera dina utgifter i enlighet därmed, antingen genom att flytta upp betalningsdatum på en utestående skuld eller försena vissa betalningar för att förhindra att du överskrider din budget under den kommande perioden.

Tillsammans med spårningskostnader för att se till att företagets budget förblir balanserad är det viktigt att kontrollera driftskostnader i samband med specifika segment av verksamheten och se till att investeringen i dessa segment bidrar till intäktsgenereringsprocessen.Om du till exempel noterar att utgifterna inom försäljningsavdelningen ökar, men försäljningen har varit stillastående under de senaste sex månaderna, vilket indikerar ett behov av att göra några förändringar inom det området för din verksamhet.Ur detta perspektiv innebär spårning av driftskostnader att de intäkter som kommer in används mer effektivt, den nedersta raden hålls så frisk som möjligt, och chansen att bygga verksamhetsreserver för användning med framtida projekt är livskraftiga.