Hur spårar jag driftskostnader?

Att hålla reda på driftskostnader är viktigt för att alla företag ska lyckas. För att förstå vad det kostar att driva verksamheten är det viktigt att ha en strukturerad metod för att identifiera och kategorisera varje kostnad. Lyckligtvis är processen att upprätta ett förfarande för bokföring av företagskostnader och hämta data i någon typ av användbart format inte svårt.

För att hantera bokföringen av driftskostnaderna korrekt måste verksamheten upprätta minst några grundläggande redovisningsregister. Dessa poster kan upprätthållas i papperskopia, men att använda bokföringsprogramvara kan ofta effektivisera uppgiften med relativt enkelhet. Om du inte är säker på hur du ställer in posten kommer de flesta av de kostnadsfria och avgiftsbaserade programvarupaketen att ge grundläggande instruktioner som hjälper dig att avgöra vilka rader som ska bokföras i vilken kategori. När du har böckerna på plats är det lätt att följa uppläggningen.

En mycket viktig aspekt av att spåra dina driftskostnader är att inte skjuta upp regelbundna inlägg i dina bokföringsböcker. Beroende på verksamhetens art kan det vara fördelaktigt att posta artiklar så snart de tas emot. Hemmabaserade och andra småföretag kan kanske posta alla artiklar en dag varje arbetsvecka utan att skapa problem med driftsbudgeten. Även om det inte finns mycket att posta, minimerar du valet av att göra det dagligen risken för att en leverantörsfaktura blir felaktig, aldrig bokförd och därmed aldrig betalas förrän ett andra meddelande skickas av leverantören.

När dina bokföringsböcker är upprättade och bokföringsschema på plats är nästa fas av att spåra driftskostnader att generera rapporter som delar upp dessa kostnader i grupper. De flesta redovisningsprogramvaror innehåller en förformaterad inkomst / kostnadsrapport som gör att du kan jämföra vad som kommer in med vad som går ut inom en viss tidsram. Det är också möjligt att skapa en anpassad rapport som jämför både dina inkomster och driftskostnader med din driftsbudget. Detta gör att du inte bara kan bekräfta att tillräckligt med intäkter får för att täcka utgifter, utan också om du fortfarande arbetar inom budget. Genom att köra dessa rapporter varje vecka kan du justera dina utgifter i enlighet därmed, antingen genom att flytta upp betalningsdatum på vissa utestående skulder eller försena vissa betalningar för att förhindra att din budget överskrids under den kommande perioden.

Tillsammans med att spåra driftskostnader för att se till att företagets budget förblir balanserad är det viktigt att kontrollera driftskostnaderna förknippade med specifika segment av verksamheten och se till att investeringarna i dessa segment bidrar till intäktsgenereringsprocessen. Om du till exempel noterar att utgifterna inom försäljningsavdelningen ökar, men försäljningen har varit stillastående under de senaste sex månaderna, indikerar det att det är nödvändigt att göra några förändringar inom det verksamhetsområdet. Ur detta perspektiv innebär spårning av driftskostnader att intäkterna som kommer in används mer effektivt, slutresultatet hålls så bra som möjligt och chanserna att bygga driftsreserver för användning i framtida projekt är livskraftiga.