Hvordan sporer jeg driftsutgifter?

Å holde oversikt over driftsutgiftene er viktig for suksess for ethvert selskap. For å forstå hva det koster å drive virksomheten, er det viktig å ha en strukturert metode for å identifisere og kategorisere hver utgift. Heldigvis er prosessen med å etablere en prosedyre for bokføring av virksomhetsutgifter og innhenting av dataene i en eller annen type brukbart format ikke vanskelig.

For å administrere bokføringen av driftsutgiftene riktig, må virksomheten etablere minst noen få grunnleggende regnskapsposter. Disse postene kan opprettholdes i papirkopi, men bruk av regnskapsprogramvare kan ofte effektivisere oppgaven med relativt enkelhet. Hvis du ikke er sikker på hvordan du konfigurerer postene, vil de fleste gratis og gebyrbaserte regnskapsprogramvarepakker gi grunnleggende instruksjoner som hjelper deg med å bestemme hvilke ordrelinjer som skal legges inn i hvilken kategori. Når du har bøkene på plass, er det enkelt å følge oppleggingsprosessen.

Et veldig viktig aspekt ved å spore driftsutgiftene er å ikke sette av regelmessige posteringer i regnskapsbøkene dine. Avhengig av virksomhetens art, kan det være en fordel å legge inn varer så snart de er mottatt. Hjemmebaserte og andre små bedrifter kan være i stand til å legge ut alle varer en dag hver arbeidsuke uten å skape problemer med driftsbudsjettet. Selv om det ikke er mye å legge ut, minimerer du å velge å gjøre det på daglig basis sjansen for at en leverandørfaktura blir feilplassert, aldri lagt ut og dermed aldri betalt før en annen varsel er sendt av leverandøren.

Når regnskapsbøkene dine er opprettet og bokføringsplanen er på plass, er den neste fasen med å spore driftsutgifter å generere rapporter som fordeler disse utgiftene i grupper. De fleste regnskapsprogrammer inkluderer en forhåndsformatert inntekts- / utgiftsrapport som lar deg sammenligne det som kommer inn med det som skal ut innen en spesifikk tidsramme. Det er også mulig å lage en tilpasset rapport som sammenligner både inntektene og driftskostnadene med driftsbudsjettet. Dette lar deg ikke bare bekrefte at det blir mottatt nok inntekter til å dekke utgifter, men også om du fremdeles opererer innenfor budsjettet. Ved å kjøre disse rapportene på en ukentlig basis, kan du justere utgiftene dine deretter, enten ved å øke betalingsdatoer på noen utestående gjeld eller forsinke noen betalinger for å forhindre at budsjettet overskrides i den kommende perioden.

Sammen med å spore driftsutgifter for å sikre at selskapets budsjett forblir balansert, er det viktig å kontrollere driftsutgiftene knyttet til spesifikke segmenter av driften, og sørge for at investeringen i disse segmentene bidrar til inntektsgenereringsprosessen. Hvis du for eksempel legger merke til at utgiftene i salgsavdelingen øker, men salget har vært stillestående de siste seks månedene, indikerer det at det er behov for å gjøre noen få endringer innenfor det området du opererer. Fra dette perspektivet betyr sporing av driftskostnader at inntektene som kommer inn brukes mer effektivt, bunnlinjen holdes så sunn som mulig, og sjansene for å bygge driftsreserver for bruk med fremtidige prosjekter er levedyktige.