Comment suivre les dépenses d'exploitation?
Garder une trace des dépenses d'exploitation est important pour le succès de toute entreprise. Afin de comprendre ce qu'il en coûte pour gérer l'entreprise, il est essentiel d'avoir une méthode structurée d'identification et de catégorisation de chaque dépense. Heureusement, le processus d'établissement d'une procédure de publication des dépenses commerciales et de récupération des données dans un certain type de format utilisable n'est pas difficile.
Afin de gérer correctement la publication des dépenses d'exploitation, l'entreprise doit établir au moins quelques dossiers comptables de base. Ces enregistrements peuvent être maintenus en copie papier, mais l'utilisation du logiciel comptable peut souvent rationaliser la tâche avec une facilité relative. Si vous ne savez pas comment configurer les enregistrements, la plupart des packages de logiciels comptables gratuits et basés sur des frais fourniront des instructions de base qui vous aideront à déterminer les éléments de ligne qui doivent être publiés dans quelle catégorie. Une fois que vous avez les livres en place, le processus de publication est facile à suivre.
Un aspect très important du suivi de vos dépenses d'exploitation est de ne pas reporter à faire des publications régulières dans vos livres comptables. Selon la nature de l'entreprise, il peut être avantageux de publier des articles dès qu'ils sont reçus. La maison et d'autres petites entreprises peuvent être en mesure de publier tous les articles un jour chaque semaine d'activité sans créer de problèmes avec le budget d'exploitation. Même s'il n'y a pas grand-chose à publier, le choix de le faire quotidiennement minimise les chances qu'une facture de fournisseur soit déplacée, jamais affichée, et donc jamais payée jusqu'à ce qu'un deuxième avis soit envoyé par le fournisseur.
Avec vos livres comptables établis et le calendrier de publication en place, la prochaine phase de suivi des dépenses d'exploitation consiste à générer des rapports qui décomposent ces dépenses en groupes. La plupart des logiciels de comptabilité comprennent un rapport sur les revenus / dépenses pré-formés qui vous permettra de comparer ce qui arrive avec ce qui se passe dans un délai spécifié FRAME. Il est également possible de créer un rapport personnalisé qui compare à la fois vos revenus et les coûts d'exploitation à votre budget d'exploitation. Cela vous permet non seulement de confirmer que suffisamment de revenus sont reçus pour couvrir les dépenses, mais aussi si vous opérez ou non dans le budget. En exécutant ces rapports sur une base hebdomadaire, vous pouvez ajuster vos dépenses en conséquence, soit en augmentant les dates de paiement sur une dette en circulation ou en retardant certains paiements afin d'éviter de dépasser votre budget au cours de la période à venir.
En plus de suivre les dépenses d'exploitation pour s'assurer que le budget de l'entreprise reste équilibré, il est important de contrôler les dépenses d'exploitation associées à des segments spécifiques de l'opération et de s'assurer que l'investissement dans ces segments contribue au processus de génération de revenus. Par exemple, si vous notez que les dépenses au sein du service des ventes augmentent, mais que les ventes stagnent depuis six mois, cela indique une nécessité de faire quelques-unschange dans cette zone de votre opération. De ce point de vue, le suivi des coûts opérationnels signifie que les revenus à venir sont utilisés plus efficacement, l'essentiel est maintenu aussi sain que possible et que les chances de construire des réserves d'exploitation pour une utilisation avec de futurs projets sont viables.