Comment suivre les dépenses d'exploitation?
Le suivi des dépenses d’exploitation est essentiel au succès de toute entreprise. Afin de comprendre ce qu'il en coûte pour faire fonctionner l'entreprise, il est essentiel de disposer d'une méthode structurée d'identification et de catégorisation de chaque dépense. Heureusement, il n’est pas difficile d’établir une procédure d’enregistrement des dépenses d’entreprise et de récupération des données dans un type de format utilisable.
Afin de gérer correctement l’enregistrement des dépenses d’exploitation, l’entreprise doit établir au moins quelques documents comptables de base. Ces enregistrements peuvent être conservés sur copie papier, mais l'utilisation d'un logiciel de comptabilité peut souvent simplifier la tâche avec une relative facilité. Si vous ne savez pas comment configurer les enregistrements, la plupart des progiciels de comptabilité gratuits et payants vous fourniront des instructions de base qui vous aideront à déterminer quels postes doivent être comptabilisés dans quelle catégorie. Une fois que vous avez les livres en place, le processus d’affichage est facile à suivre.
Un aspect très important du suivi de vos dépenses d’exploitation est de ne pas retarder les écritures régulières dans vos livres de comptabilité. Selon la nature de l’entreprise, il peut être avantageux d’envoyer des articles dès leur réception. Les petites entreprises à domicile et autres peuvent être en mesure d’afficher tous les articles un jour par semaine sans créer de problèmes de budget de fonctionnement. Même s'il n'y a pas grand-chose à poster, choisir de le faire quotidiennement minimise les risques qu'une facture du fournisseur soit égarée, jamais postée, et donc jamais payée jusqu'à ce qu'un deuxième avis soit envoyé par le fournisseur.
Une fois vos livres comptables établis et votre calendrier d’enregistrement mis en place, la phase suivante du suivi des dépenses d’exploitation consiste à générer des rapports qui décomposent ces dépenses en groupes. La plupart des logiciels de comptabilité incluent un rapport de revenus / dépenses pré-formaté qui vous permettra de comparer ce qui arrive avec ce qui sort dans un délai spécifié. Il est également possible de créer un rapport personnalisé comparant vos revenus et vos coûts d'exploitation à votre budget d'exploitation. Cela vous permet non seulement de confirmer que vous recevez suffisamment de revenus pour couvrir les dépenses, mais également de savoir si vous respectez toujours votre budget. En exécutant ces rapports chaque semaine, vous pouvez ajuster vos dépenses en conséquence, en augmentant les dates de paiement de certaines dettes ou en retardant certains paiements afin d'éviter de dépasser votre budget au cours de la période à venir.
Parallèlement au suivi des dépenses d’exploitation pour s’assurer que le budget de la société reste équilibré, il est important de contrôler les dépenses d’exploitation associées à des segments spécifiques de l’entreprise et de veiller à ce que l’investissement dans ces secteurs contribue au processus de génération de revenus. Par exemple, si vous constatez que les dépenses au sein du service des ventes augmentent, mais que les ventes stagnent depuis six mois, cela indique la nécessité d’apporter quelques modifications dans ce domaine de votre entreprise. De ce point de vue, le suivi des coûts opérationnels signifie que les recettes qui en résultent sont utilisées plus efficacement, que les résultats financiers sont maintenus aussi sains que possible et que les chances de constituer des réserves d’exploitation pour les futurs projets sont viables.