Wie verfolge ich die Betriebskosten?
Der Überblick über die Betriebskosten ist wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Um zu verstehen, was es kostet, ein Unternehmen zu führen, ist eine strukturierte Methode zur Identifizierung und Kategorisierung der einzelnen Ausgaben erforderlich. Glücklicherweise ist es nicht schwierig, ein Verfahren für die Buchung von Geschäftsausgaben und das Abrufen der Daten in einem verwendbaren Format festzulegen.
Um die Buchung der Betriebskosten korrekt zu verwalten, muss das Unternehmen mindestens einige grundlegende Buchhaltungsunterlagen erstellen. Diese Aufzeichnungen können in Papierform aufbewahrt werden, die Verwendung von Buchhaltungssoftware kann die Aufgabe jedoch häufig relativ einfach rationalisieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die Datensätze einrichten sollen, enthalten die meisten kostenlosen und gebührenpflichtigen Buchhaltungssoftwarepakete grundlegende Anweisungen, anhand derer Sie bestimmen können, welche Werbebuchungen in welcher Kategorie geschaltet werden sollen. Sobald Sie die Bücher eingerichtet haben, ist der Buchungsvorgang einfach zu befolgen.
Ein sehr wichtiger Aspekt bei der Nachverfolgung Ihrer Betriebskosten ist, dass Sie keine regelmäßigen Buchungen in Ihren Geschäftsbüchern vornehmen müssen. Abhängig von der Art des Geschäfts kann es vorteilhaft sein, Artikel sofort nach Erhalt zu versenden. Privatanwender und andere kleine Unternehmen können möglicherweise alle Artikel an einem Tag pro Geschäftswoche veröffentlichen, ohne Probleme mit dem Betriebsbudget zu verursachen. Auch wenn es nicht viel zu posten gibt, minimiert die tägliche Auswahl die Wahrscheinlichkeit, dass eine Lieferantenrechnung verlegt, nie gebucht und somit nie bezahlt wird, bis der Lieferant eine zweite Benachrichtigung sendet.
Nachdem Sie Ihre Geschäftsbücher erstellt und den Buchungsplan erstellt haben, besteht die nächste Phase der Nachverfolgung der Betriebskosten darin, Berichte zu erstellen, in denen diese Kosten in Gruppen aufgeteilt werden. Die meisten Buchhaltungsprogramme enthalten einen vorformatierten Einnahmen- / Ausgabenbericht, mit dem Sie vergleichen können, was innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingeht und was ausgeht. Es ist auch möglich, einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, in dem sowohl Ihr Einkommen als auch Ihre Betriebskosten mit Ihrem Betriebsbudget verglichen werden. Auf diese Weise können Sie nicht nur bestätigen, dass genügend Einnahmen eingehen, um die Ausgaben zu decken, sondern auch, ob Sie noch innerhalb des Budgets arbeiten oder nicht. Wenn Sie diese Berichte wöchentlich erstellen, können Sie Ihre Ausgaben entsprechend anpassen, indem Sie entweder die Zahlungstermine für ausstehende Schulden verschieben oder einige Zahlungen verzögern, um zu verhindern, dass Ihr Budget in der nächsten Zeit überschritten wird.
Neben der Verfolgung der Betriebskosten, um sicherzustellen, dass das Unternehmensbudget ausgeglichen bleibt, ist es wichtig, die mit bestimmten Segmenten des Betriebs verbundenen Betriebskosten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die Investitionen in diese Segmente zum Umsatzgenerierungsprozess beitragen. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass die Ausgaben in der Vertriebsabteilung steigen, der Umsatz jedoch in den letzten sechs Monaten stagniert, ist dies ein Hinweis darauf, dass in diesem Bereich Ihres Unternehmens einige Änderungen vorgenommen werden müssen. Unter diesem Gesichtspunkt bedeutet die Verfolgung der Betriebskosten, dass die Einnahmen effizienter genutzt werden, das Betriebsergebnis so gut wie möglich bleibt und die Chancen bestehen, Betriebsreserven für zukünftige Projekte zu bilden.