Hoe houd ik exploitatiekosten bij?
Het bijhouden van bedrijfskosten is belangrijk voor het succes van elk bedrijf. Om te begrijpen wat het kost om het bedrijf te runnen, is het essentieel om een gestructureerde methode te hebben om elke uitgave te identificeren en te categoriseren. Gelukkig is het proces van het opstellen van een procedure voor het boeken van zakelijke kosten en het ophalen van de gegevens in een bepaald bruikbaar formaat niet moeilijk.
Om de boeking van bedrijfskosten correct te beheren, moet het bedrijf ten minste een paar basisboekhoudkundige gegevens opstellen. Deze gegevens kunnen op papier worden bewaard, maar het gebruik van boekhoudsoftware kan de taak vaak relatief eenvoudig stroomlijnen. Als u niet zeker weet hoe u de records moet instellen, bieden de meeste gratis en op kosten gebaseerde boekhoudsoftwarepakketten basisinstructies waarmee u kunt bepalen welke regelitems in welke categorie moeten worden geplaatst. Nadat u de boeken hebt geplaatst, kunt u het boekingsproces eenvoudig volgen.
Een zeer belangrijk aspect van het bijhouden van uw bedrijfskosten is om het uitstellen van regelmatige boekingen in uw boekhouding niet uit te stellen. Afhankelijk van de aard van het bedrijf, kan het voordelig zijn om artikelen te posten zodra ze zijn ontvangen. Thuis- en andere kleine bedrijven kunnen mogelijk alle items één werkdag per werkdag posten zonder problemen met het operationele budget te veroorzaken. Zelfs als er niet veel is om te posten, minimaliseert de keuze om dit dagelijks te doen de kans dat een leveranciersfactuur wordt misplaatst, nooit wordt geboekt en dus nooit wordt betaald totdat een tweede kennisgeving door de leverancier wordt verzonden.
Met uw boekhouding opgesteld en het boekingsschema is de volgende fase van het bijhouden van bedrijfskosten het genereren van rapporten die deze uitgaven in groepen verdelen. De meeste boekhoudsoftware bevat een vooraf opgemaakte inkomsten / uitgaven rapport waarmee u kunt vergelijken wat binnenkomt met wat er binnen een gespecificeerd tijdsbestek gebeurt. Het is ook mogelijk om een aangepast rapport te maken dat zowel uw inkomsten als bedrijfskosten vergelijkt met uw bedrijfsbudget. Hiermee kunt u niet alleen bevestigen dat er voldoende inkomsten worden ontvangen om uitgaven te dekken, maar ook of u nog steeds binnen het budget werkt. Door deze rapporten wekelijks uit te voeren, kunt u uw uitgaven dienovereenkomstig aanpassen, door betalingsdatums voor een aantal uitstaande schulden te verhogen of sommige betalingen uit te stellen om te voorkomen dat uw budget in de komende periode wordt overschreden.
Naast het bijhouden van de bedrijfskosten om ervoor te zorgen dat het bedrijfsbudget in evenwicht blijft, is het belangrijk om de bedrijfskosten te beheersen die zijn gekoppeld aan specifieke segmenten van de operatie, en ervoor te zorgen dat de investeringen in die segmenten bijdragen aan het proces van het genereren van inkomsten. Als u bijvoorbeeld opmerkt dat de uitgaven binnen de verkoopafdeling stijgen, maar de verkoop stagneert gedurende de afgelopen zes maanden, betekent dit dat u een paar wijzigingen moet aanbrengen in dat gebied van uw bedrijf. Vanuit dit perspectief betekent het volgen van operationele kosten dat de binnenkomende inkomsten efficiënter worden gebruikt, de bottom line zo gezond mogelijk wordt gehouden en de kansen om operationele reserves te bouwen voor gebruik bij toekomstige projecten levensvatbaar zijn.