Hvordan sporer jeg driftsudgifter?

At holde styr på driftsudgifter er vigtigt for enhver virksomheds succes. For at forstå, hvad det koster at drive virksomheden, er det vigtigt at have en struktureret metode til at identificere og kategorisere hver udgift. Heldigvis er processen med etablering af en procedure til bogføring af forretningsudgifter og hentning af dataene i en eller anden form for anvendeligt format ikke vanskelig.

For at kunne administrere bogføringen af ​​driftsudgifter korrekt skal virksomheden opstille mindst et par grundlæggende regnskabsregistre. Disse poster kan vedligeholdes i papirkopi, men brug af regnskabssoftware kan ofte strømline opgaven med relativ lethed. Hvis du ikke er sikker på, hvordan du opsætter posterne, vil de fleste af de gratis og gebyrbaserede regnskabssoftwarepakker give grundlæggende instruktioner, der hjælper dig med at bestemme, hvilke linjeposter der skal placeres i hvilken kategori. Når du har bøgerne på plads, er udskrivningsprocessen let at følge.

Et meget vigtigt aspekt ved sporing af dine driftsudgifter er at ikke udskyde regelmæssige posteringer i dine regnskabsbøger. Afhængig af virksomhedens art kan det være en fordel at lægge poster, så snart de er modtaget. Hjemmebaserede og andre små virksomheder kan muligvis sende alle poster en dag hver forretningsuge uden at skabe problemer med driftsbudgettet. Selvom der ikke er meget at poste, minimeres det at vælge at gøre det dagligt, chancerne for, at en leverandørfaktura bliver forlagt, aldrig bogført og dermed aldrig betalt, før leverandøren sender en anden varsel.

Når dine regnskabsbøger er etableret og bogføringsplan er på plads, er den næste fase af sporing af driftsudgifter at generere rapporter, der fordeler disse udgifter i grupper. De fleste regnskabssoftware inkluderer en forformateret indkomst / udgiftsrapport, der giver dig mulighed for at sammenligne det, der kommer ind, med det, der foregår inden for en bestemt tidsramme. Det er også muligt at oprette en tilpasset rapport, der sammenligner både dine indtægter og driftsomkostninger med dit driftsbudget. Dette giver dig mulighed for ikke kun at bekræfte, at der modtages nok indtægter til at dække udgifter, men også om du stadig opererer inden for budgettet. Ved at køre disse rapporter ugentligt, kan du justere dine udgifter i overensstemmelse hermed, enten ved at flytte op på betalingsdatoer på nogle udestående gæld eller forsinke nogle betalinger for at forhindre, at dit budget overskrides i den kommende periode.

Sammen med at spore driftsudgifter for at sikre, at virksomhedsbudgettet forbliver afbalanceret, er det vigtigt at kontrollere driftsudgifter, der er forbundet med specifikke segmenter i operationen, og sørge for, at investeringen i disse segmenter bidrager til indtægtsgenereringsprocessen. Hvis du f.eks. Bemærker, at udgifterne inden for salgsafdelingen stiger, men salget har været stagnerende i de sidste seks måneder, indikerer det, at det er nødvendigt at foretage et par ændringer inden for det område, du bruger. Fra dette perspektiv betyder sporing af driftsomkostninger, at indtægterne, der kommer ind, bruges mere effektivt, bundlinjen holdes så sund som muligt, og chancerne for at opbygge driftsreserver til brug med fremtidige projekter er levedygtige.