¿Cuánto tiempo debo mantener los recibos de papel?
El período de tiempo que es aconsejable aferrarse a los recibos en papel depende de para qué sirvan y cómo se utilizarán. Algunos deben mantenerse para siempre, otros durante siete años y otros lo suficiente como para registrar el gasto. Puede ayudar a mantener los sobres para diferentes tipos de recibos para realizar un seguimiento de ellos de manera efectiva y asegurarse de que no se desconecten en el sistema de presentación.
Si se utilizará un recibo para reclamar impuestos, debe mantenerse hasta que el estatuto de limitaciones sobre los temas relacionados con los impuestos se ejecute. En los Estados Unidos, los contribuyentes tienen tres años para hacer una corrección de buena fe a sus impuestos, pero el Servicio de Impuestos Internos tiene hasta seis años para impugnar las presentaciones del año anterior. Es aconsejable mantener recibos en papel durante siete años en estos casos, por lo que estarán disponibles si es necesario. Esto incluye toda evidencia de ingresos, compras, gastos e inversiones.
Los recibos en papel para las contribuciones a las cuentas de jubilación deben mantenerse para siempre para proporcionar prueba de depósitos. Del mismo modo, puede ser aconsejable mantener los recibos en papel para los pagos de préstamos para siempre, o hasta que el préstamo esté completamente pagado y el prestamista haya emitido una carta para declarar esto. Para compras como acciones y activos, los compradores deben mantener los recibos hasta que vendan el activo, momento en el que pueden descartar la documentación. Los trozos de cheques de pago y otros pagos deben mantenerse durante un año para verificar contra los estados de cuenta fiscales formales, y pueden descartarse si los ingresos se declaran correctamente.
Si no se necesitan recibos en papel para proporcionar información para las compras de impuestos o probar los pagos, es una buena idea mantener los recibos para las transacciones de crédito y tarjetas bancarias durante dos meses. Estos recibos se pueden verificar con declaraciones y luego descartarse. Si hay una disputa, el recibo original puede ayudar a aclarar el asunto, ya que proporcionará información sobre cuándo y dónde se realizó una compray cuánto debería haber sido. Con los recibos de efectivo, solo es necesario mantenerlos lo suficiente como para registrar el gasto.
Los empleados y otros que usan recibos para reclamar reembolsos por gastos comerciales deben hacer copias de sus recibos y retener estas copias cuando entre en los originales. Si hay un error o disputa con el reembolso, los recibos copiados proporcionarán evidencia importante. Estos también pueden ser útiles si un supervisor se queja de los gastos, ya que el empleado puede mostrar un desglose detallado para cualquier gasto reciente. Los empleados deben mantener esta documentación durante un año.