Hur länge ska jag hålla papperskvitton?

Den tid det är tillrådligt att hålla fast vid papperskvitton beror på vad de är för och hur de kommer att användas. Vissa måste hållas för alltid, andra i sju år, och andra bara tillräckligt länge för att registrera kostnaden. Det kan hjälpa till att hålla kuvert för olika typer av kvitton för att hålla reda på dem effektivt och se till att de inte spiral ut ur kontroll i arkiveringssystemet.

Om ett kvitto kommer att användas för att göra anspråk på skatter, bör det hållas tills lagstiftningen om skatterelaterade ämnen går. I USA har skattebetalarna tre år på sig att göra en god trokorrigering till sina skatter, men den interna inkomsttjänsten har upp till sex år att ifrågasätta föregående årsansökningar. Det är tillrådligt att hålla pappersintäkter i sju år i dessa fall, så att de kommer att vara tillgängliga vid behov. Detta inkluderar alla bevis på inkomst, inköp, utgifter och investeringar.

papperskvitton för bidrag till pensionskonton bör hållas för alltid för att tillhandahålla bevis på insättningar. På samma sätt kan det vara tillrådligt att hålla pappersmottagningar för betalningar på lån för alltid, eller tills lånet är fullt betalt och långivaren har utfärdat ett brev för att ange detta. För köp som aktier och tillgångar bör köpare behålla kvitton tills de säljer tillgången, vid vilken tidpunkt de kan kassera dokumentationen. Stubbar från lönecheck och andra betalningar bör hållas under ett år för att kontrollera formella skattemässiga uttalanden, och de kan kasseras om inkomsten är korrekt deklarerad.

Om pappersintäkter inte behövs för att tillhandahålla information för skatteköp eller bevisa betalningar, är det en bra idé att hålla kvitton för kredit- och bankkorttransaktioner i två månader. Dessa kvitton kan kontrolleras mot uttalanden och sedan kasseras. Om det finns en tvist kan det ursprungliga kvittot hjälpa till att rensa upp saken, eftersom det kommer att ge information om när och var ett köp gjordesoch hur mycket det borde ha varit för. Med kontantkvitton är det bara nödvändigt att hålla dem tillräckligt långa för att registrera kostnaden.

Anställda och andra som använder kvitton för att kräva återbetalningar för affärskostnader bör göra kopior av sina kvitton och behålla dessa kopior när de vänder in originalen. Om det finns ett fel eller tvist med återbetalningen kommer de kopierade kvitton att ge viktiga bevis. Dessa kan också vara användbara om en handledare klagar över utgifter, eftersom den anställde kan visa en detaljerad uppdelning för alla senaste utgifter. Anställda bör behålla denna dokumentation i ett år.