Hur länge ska jag hålla papperskvitton?

Hur lång tid det är att hålla fast vid papperskvitton beror på vad de är till för och hur de kommer att användas. Vissa måste hållas för evigt, andra i sju år, och andra bara tillräckligt länge för att redovisa utgifterna. Det kan hjälpa till att hålla kuvert för olika typer av kvitton för att hålla reda på dem effektivt och se till att de inte går i kontroll i arkiveringssystemet.

Om ett kvitto kommer att användas för att göra anspråk på skatter, bör det hållas tills lagstiftningen om begränsningar för skatterelaterade ämnen löper ut. I USA har skattebetalarna tre år på sig för att korrigera sina skatter i god tro, men Internal Revenue Service har upp till sex år för att ifrågasätta anmälningar från tidigare år. Det är lämpligt att hålla papperskvitton i sju år i dessa fall, så att de kommer att finnas tillgängliga vid behov. Detta inkluderar alla bevis på inkomst, köp, utgifter och investeringar.

Papperskvitton för bidrag till pensionskonton bör förvaras för evigt för att visa bevis på insättningar. På samma sätt kan det vara tillrådligt att hålla papperskvitton för betalningar på lån för alltid, eller tills lånet är helt betalt och långivaren har utfärdat ett brev för att ange detta. För köp som lager och tillgångar bör köpare behålla kvitton tills de säljer tillgången, då de kan kassera dokumentationen. Stubber från lönecheck och andra betalningar bör hållas under ett år för att kontrollera formella skatteanmälningar, och de kan kasseras om inkomsten är korrekt deklarerad.

Om det inte behövs papperskvitton för att ge information om skatteköp eller bevisa betalningar är det en bra idé att hålla kvitton för kredit- och bankkorttransaktioner i två månader. Dessa kvitton kan kontrolleras mot uttalanden och sedan kasseras. Om det finns en tvist kan det ursprungliga kvittot hjälpa till att rensa saken, eftersom det kommer att ge information om när och var ett köp gjordes och hur mycket det borde ha varit för. Med kontantkvitton är det bara nödvändigt att hålla dem tillräckligt länge för att redovisa utgifterna.

Anställda och andra som använder kvitton för att kräva ersättning för företagskostnader bör göra kopior av sina kvitton och behålla dessa kopior när de skickar in original. Om det finns ett fel eller tvist om återbetalningen kommer de kopierade kvittona att ge viktiga bevis. Dessa kan också vara användbara om en handledare klagar på utgifter, eftersom den anställde kan visa en detaljerad uppdelning för eventuella senaste utgifter. Anställda bör hålla denna dokumentation under ett år.