Hvor lenge skal jeg beholde papirmottak?
Hvor lang tid det er å holde på papirkvitteringer, avhenger av hva de er til og hvordan de skal brukes. Noen må holdes for alltid, andre i syv år, og andre akkurat lenge nok til å registrere utgiftene. Det kan bidra til å holde konvolutter for forskjellige typer kvitteringer for å holde rede på dem effektivt og sørge for at de ikke går i kontakt med arkiveringssystemet.
Hvis en kvittering blir brukt til å stille krav på skatt, bør den holdes inntil begrensningsloven for skatterelaterte emner renner ut. I USA har skattebetalerne tre år på seg til å gjøre en korreksjon i god tro på skattene sine, men Internal Revenue Service har opptil seks år på seg til å utfordre innlevering av året før. Det anbefales å oppbevare papirkvitteringer i syv år i disse tilfellene, så de vil være tilgjengelige om nødvendig. Dette inkluderer alle bevis på inntekter, kjøp, utgifter og investeringer.
Papirkvitteringer for bidrag til pensjonskontoer bør oppbevares for alltid for å bevise innskudd. På samme måte kan det være lurt å oppbevare papirkvitteringer for utbetalinger på lån for alltid, eller til lånet er fullt betalt og utlåner har gitt ut et brev for å oppgi dette. For kjøp som aksjer og eiendeler, bør kjøpere beholde kvitteringer til de selger eiendelen, på hvilket tidspunkt de kan forkaste dokumentasjonen. Stubber fra lønnsslipper og andre betalinger bør holdes i et år for å kontrollere formelle skatteregler, og de kan kastes hvis inntekten er korrekt deklarert.
Hvis det ikke er behov for papirkvitteringer for å gi informasjon om skattekjøp eller bevise utbetalinger, er det lurt å oppbevare kvitteringer for kreditt- og bankkorttransaksjoner i to måneder. Disse kvitteringene kan sjekkes mot uttalelser og deretter kastes. Hvis det er en tvist, kan den opprinnelige kvitteringen bidra til å rydde saken, da den vil gi informasjon om når og hvor et kjøp ble gjort, og hvor mye det burde ha vært for. Med kontantinntekter er det bare nødvendig å holde dem lenge nok til å registrere utgiftene.
Ansatte og andre som bruker kvitteringer for å kreve refusjon for forretningsutgifter, bør lage kopier av kvitteringene og beholde disse kopiene når de slår inn originalene. Hvis det er feil eller uenighet med refusjonen, vil de kopierte kvitteringene gi viktige bevis. Disse kan også være nyttige hvis en veileder klager på utgifter, da den ansatte kan vise en detaljert oversikt over eventuelle nylige utgifter. Ansatte bør oppbevare denne dokumentasjonen i ett år.