Combien de temps dois-je conserver les reçus papier?
La durée de conservation des reçus sur papier dépend de leur fonction et de la manière dont ils seront utilisés. Certains doivent être conservés pour toujours, d'autres pendant sept ans et d'autres suffisamment longtemps pour enregistrer la dépense. Il peut être utile de conserver des enveloppes pour différents types de récépissés afin de les suivre efficacement et de s’assurer qu’elles ne deviennent pas incontrôlables dans le système de classement.
Si un reçu doit être utilisé pour réclamer des taxes, il doit être conservé jusqu'à l'expiration du délai de prescription. Aux États-Unis, les contribuables ont trois ans pour apporter une correction de bonne foi à leurs impôts, mais l'Internal Revenue Service a jusqu'à six ans pour contester les déclarations des années précédentes. Dans ces cas, il est conseillé de conserver les reçus sur papier pendant sept ans afin qu'ils soient disponibles si nécessaire. Cela inclut toutes les preuves de revenus, d’achats, de dépenses et d’investissements.
Les reçus sur papier pour les contributions aux comptes de retraite doivent être conservés pour toujours afin de fournir la preuve des dépôts. De même, il peut être conseillé de conserver les reçus sur papier pour les paiements sur prêts, ou jusqu'à ce que le prêt soit entièrement payé et que le prêteur ait envoyé une lettre pour l'indiquer. Pour les achats tels que les stocks et les actifs, les acheteurs doivent conserver les reçus jusqu'à ce qu'ils vendent l'actif, point auquel ils peuvent se défaire de la documentation. Les talons des chèques de paie et autres paiements doivent être conservés pendant un an pour permettre une vérification par rapport aux relevés officiels, et ils peuvent être éliminés si le revenu est correctement déclaré.
Si les reçus sur papier ne sont pas nécessaires pour fournir des informations sur les achats de taxe ou pour prouver les paiements, il est judicieux de conserver les reçus des transactions par carte de crédit ou par carte bancaire pendant deux mois. Ces reçus peuvent être vérifiés par rapport à des déclarations, puis jetés. En cas de litige, le reçu original peut aider à résoudre le problème, car il fournira des informations sur le moment et le lieu où un achat a été effectué et sur son montant. Avec les encaissements, il suffit de les conserver assez longtemps pour enregistrer la dépense.
Les employés et autres personnes qui utilisent des reçus pour demander le remboursement de leurs dépenses professionnelles doivent en faire des copies et les conserver lors de la remise des originaux. En cas d'erreur ou de litige avec le remboursement, les reçus copiés constitueront une preuve importante. Celles-ci peuvent également être utiles si un superviseur se plaint de dépenses, l’employé pouvant afficher une ventilation détaillée de toutes les dépenses récentes. Les employés doivent conserver cette documentation pendant un an.