Jak dlouho mám uchovávat doklady o papíru?

Doba, po kterou je vhodné držet papírové účtenky, závisí na tom, pro co jsou a jak budou použity. Někteří je třeba držet navždy, jiní po dobu sedmi let a jiní jen tak dlouho, aby zaznamenali náklady. Může pomoci udržovat obálky pro různé druhy účtenek, aby je bylo možné účinně sledovat a ujistit se, že nevyvolávají spirálu mimo kontrolu v registračním systému.

Pokud bude k uplatnění nároku na daň použit účtenka, měla by být zachována, dokud nedojde k promlčení daňových omezení. Ve Spojených státech mají daňoví poplatníci tři roky na to, aby provedli korekci svých daní v dobré víře, ale služba Internal Revenue Service má až šest let na to, aby zpochybnila podání v předchozím roce. V těchto případech je vhodné uchovávat papírové doklady po dobu sedmi let, takže budou v případě potřeby k dispozici. To zahrnuje veškeré důkazy o příjmech, nákupech, výdajích a investicích.

Papírové příjmy za příspěvky na penzijní účty by se měly uchovávat navždy, aby bylo možné prokázat vklad. Stejně tak může být vhodné uchovávat papírové doklady o platbách za půjčky navždy nebo do doby, než bude půjčka plně splacena a věřitel nevydá dopis, ve kterém by to uvedl. V případě nákupů, jako jsou akcie a aktiva, by si kupující měli uchovávat příjmy, dokud neprodají aktivum, a poté mohou dokumentaci vyřadit. Útržky z výplat a jiných plateb by měly být uchovávány po dobu jednoho roku, aby bylo možné zkontrolovat formální daňové výkazy, a pokud budou příjmy správně vykázány, mohou být vyřazeny.

Není-li k poskytování informací o nákupech daní nebo dokazování plateb zapotřebí papírové příjmy, je vhodné uchovat příjmy za transakce kreditní a bankovní kartou po dobu dvou měsíců. Tyto příjmy lze zkontrolovat na základě výpisů a poté vyřadit. Pokud dojde ke sporu, může původní potvrzení pomoci vyjasnit záležitost, protože poskytne informace o tom, kdy a kde byl nákup proveden, a o kolik by měl být. U pokladních dokladů je pouze nutné je uchovávat dostatečně dlouho, aby bylo možné zaznamenat výdaje.

Zaměstnanci a jiní, kteří používají potvrzení o úhradě obchodních výdajů, by si měli kopii svých příjmů ponechat a tyto kopie si ponechat, když se obrátí na originály. Pokud dojde k chybě nebo ke sporu s úhradou, zkopírované účtenky poskytnou důležité důkazy. To může být užitečné také v případě, že si nadřízený stěžuje na výdaje, protože zaměstnanec může zobrazit podrobné rozčlenění případných nedávných výdajů. Zaměstnanci by měli tuto dokumentaci uchovávat po dobu jednoho roku.