Hvor længe skal jeg opbevare papirindtægter?

Den tid, det tilrådes at holde fast i papirindtægter, afhænger af, hvad de er til, og hvordan de vil blive brugt. Nogle skal holdes for evigt, andre i syv år og andre lige længe nok til at registrere udgiften. Det kan hjælpe med at holde konvolutter til forskellige slags kvitteringer for at holde styr på dem effektivt og sørge for, at de ikke spiraliserer ud af kontrol i arkiveringssystemet.

Hvis der vil blive brugt en kvittering til at fremsætte et krav om skatter, skal det opbevares, indtil statutten for begrænsninger på skattelaterede toppen løber ud. I USA har skatteyderne tre år til at foretage en god tro -korrektion til deres skatter, men Internal Revenue Service har op til seks år at udfordre foregående år. Det tilrådes at opbevare papirindtægter i syv år i disse tilfælde, så de vil være tilgængelige om nødvendigt. Dette inkluderer alt bevis for indkomst, køb, udgifter og investeringer.

Papirindtægter for bidrag til pensionskonti bør opbevares for evigt for at fremlægge bevis for indskud. Ligeledes kan det være tilrådeligt at opbevare papirindtægter for betalinger på lån for evigt, eller indtil lånet er fuldt udbetalt, og långiveren har udstedt et brev til at angive dette. Ved køb som aktier og aktiver skal købere holde kvitteringer, indtil de sælger aktivet, på hvilket tidspunkt de kan kassere dokumentationen. Stubber fra lønchecks og andre betalinger bør opbevares i et år for at kontrollere formelle skattemæssige udsagn, og de kan kasseres, hvis indkomsten er korrekt erklæret.

Hvis der ikke er behov for papirindtægter for at give oplysninger til skattekøb eller bevise betalinger, er det en god ide at holde kvitteringer for kredit- og bankkorttransaktioner i to måneder. Disse kvitteringer kan kontrolleres mod udsagn og kasseres derefter. Hvis der er en tvist, kan den originale kvittering hjælpe med at rydde sagen op, da den vil give oplysninger om hvornår og hvor et køb blev foretaget, og hvor meget det burde have været til. Med kontantindtægter er det kun nødvendigt at holde dem længe nok til at registrere udgiften.

Medarbejdere og andre, der bruger kvitteringer til at kræve refusioner for forretningsudgifter, skal foretage kopier af deres kvitteringer og beholde disse kopier, når de tænder for originalerne. Hvis der er en fejl eller tvist med refusionen, vil de kopierede kvitteringer give vigtige beviser. Disse kan også være nyttige, hvis en vejleder klager over udgifter, da medarbejderen kan vise en detaljeret sammenbrud for eventuelle nylige udgifter. Medarbejdere skal opbevare denne dokumentation i et år.