Hvor længe skal jeg beholde papirmodtagelser?

Hvor lang tid det tilrådes at holde fast ved papirkvitteringer, afhænger af, hvad de er til, og hvordan de skal bruges. Nogle skal holdes for evigt, andre i syv år, og andre lige længe nok til at registrere omkostningerne. Det kan hjælpe med at holde konvolutter til forskellige former for kvitteringer for at holde styr på dem effektivt og sørge for, at de ikke spiraler ud af kontrol i arkiveringssystemet.

Hvis en kvittering bruges til at fremsætte krav på skatter, skal den opbevares, indtil forældelsesbestemmelserne for skatterelaterede emner løber ud. I USA har skatteyderne tre år til at foretage en god tro korrektion af deres skatter, men Internal Revenue Service har op til seks år til at anfægte arkivering fra forrige år. Det tilrådes at opbevare papirkvitteringer i syv år i disse tilfælde, så de vil være tilgængelige om nødvendigt. Dette inkluderer alle bevis for indkomst, køb, udgifter og investeringer.

Papirkvitteringer for bidrag til pensionskonti skal opbevares for evigt for at bevise indskud. Ligeledes kan det være tilrådeligt at beholde papirindtægter for betalinger på lån for evigt, eller indtil lånet er fuldt betalt, og långiveren har udstedt et brev til at angive dette. Ved køb som aktier og aktiver skal købere opbevare kvitteringer, indtil de sælger aktivet, på hvilket tidspunkt de kan kassere dokumentationen. Stubber fra løncheck og andre betalinger bør opbevares i et år for at kontrollere mod formelle skatteangivelser, og de kan kasseres, hvis indkomsten er korrekt deklareret.

Hvis det ikke er nødvendigt med papirkvitteringer for at give oplysninger om skattekøb eller bevise betalinger, er det en god ide at opbevare kvitteringer for kredit- og bankkorttransaktioner i to måneder. Disse kvitteringer kan kontrolleres mod udsagn og derefter kasseres. Hvis der er en tvist, kan den originale kvittering hjælpe med at rydde sagen, da den vil give oplysninger om hvornår og hvor et køb blev foretaget, og hvor meget det burde have været for. Med kontantindtægter er det kun nødvendigt at holde dem længe nok til at registrere omkostningerne.

Medarbejdere og andre, der bruger kvitteringer til at kræve refusion for forretningsudgifter, skal fremstille kopier af deres kvitteringer og opbevare disse kopier, når de indtaster originalerne. Hvis der er en fejl eller uenighed med refusionen, giver de kopierede kvitteringer vigtige beviser. Disse kan også være nyttige, hvis en vejleder klager over udgifter, da medarbejderen kan vise en detaljeret oversigt over eventuelle nylige udgifter. Medarbejdere skal opbevare denne dokumentation i et år.