Wie lange sollte ich Papierbelege aufbewahren?
Die Zeitdauer ist ratsam, an Papiereinnahmen festzuhalten, für wofür sie sind und wie sie verwendet werden. Einige müssen für immer, andere sieben Jahre lang und andere gerade lange genug gehalten werden, um die Kosten aufzuzeichnen. Es kann helfen, Umschläge für verschiedene Arten von Quittungen zu bewahren, um sie effektiv zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie im Anmeldesystem nicht außer Kontrolle geraten. In den Vereinigten Staaten haben Steuerzahler drei Jahre Zeit, um ihre Steuern nach Treu und Glauben zu korrigieren, aber der Internal Revenue Service hat bis zu sechs Jahre Zeit, um die Einreichungen des Vorjahres in Frage zu stellen. Es ist ratsam, in diesen Fällen sieben Jahre lang Papiereinnahmen zu führen, damit sie bei Bedarf verfügbar sind. Dies schließt alle Einnahmen, Einkäufe, Ausgaben und Investitionen ein.
Papiereinnahmen für Beiträge zu Rentenkonten sollten für immer aufbewahrt werden, um Einlagennachweise vorzulegen. Ebenso kann es ratsam sein, Papiereinnahmen für Zahlungen für Kredite für immer zu behalten, oder bis das Darlehen vollständig bezahlt ist und der Kreditgeber ein Brief angibt. Für Einkäufe wie Aktien und Vermögenswerte sollten Käufer Quittungen aufbewahren, bis sie das Vermögen verkaufen. Zu diesem Zeitpunkt können sie die Dokumentation verwerfen. Stubs von Gehaltsschecks und anderen Zahlungen sollten für ein Jahr aufbewahrt werden, um sich gegen formelle Steuererklärungen zu überprüfen, und sie können verworfen werden, wenn das Einkommen korrekt deklariert wird.
Wenn keine Papierbelege erforderlich sind, um Informationen für Steuerkäufe oder Beweise für Zahlungen bereitzustellen, ist es eine gute Idee, Quittungen für Kredit- und Bankkartentransaktionen für zwei Monate zu führen. Diese Einnahmen können gegen Erklärungen überprüft und dann verworfen werden. Wenn ein Streit vorliegt, kann die ursprüngliche Quittung dazu beitragen, die Angelegenheit aufzuräumen, da sie Informationen darüber enthält, wann und wo ein Kauf getätigt wurde, und wie viel hätte es sein sollen. Bei Bargeldeinnahmen ist es nur erforderlich, sie lange genug zu halten, um die Kosten aufzuzeichnen.
Mitarbeiter und andere, die Quittungen verwenden, um Erstattungen für Geschäftskosten zu erregen, sollten Kopien ihrer Einnahmen vornehmen und diese Kopien beibehalten, wenn sie sich in den Originalen wenden. Wenn ein Fehler oder einen Streit mit der Erstattung vorliegt, liefern die kopierten Einnahmen wichtige Beweise. Diese können auch nützlich sein, wenn sich ein Vorgesetzter über die Kosten beschwert, da der Mitarbeiter eine detaillierte Aufschlüsselung für alle jüngsten Ausgaben zeigen kann. Mitarbeiter sollten diese Dokumentation für ein Jahr behalten.