Wie lange sollte ich Papierbelege aufbewahren?

Wie lange es ratsam ist, Papierbelege aufzubewahren, hängt davon ab, wofür sie bestimmt sind und wie sie verwendet werden. Einige müssen für immer aufbewahrt werden, andere für sieben Jahre, und andere müssen gerade lang genug sein, um die Ausgaben aufzuzeichnen. Es kann hilfreich sein, Briefumschläge für verschiedene Arten von Belegen aufzubewahren, um diese effektiv zu überwachen und sicherzustellen, dass sie im Ablagesystem nicht außer Kontrolle geraten.

Wenn eine Quittung zur Geltendmachung von Steueransprüchen verwendet wird, sollte sie aufbewahrt werden, bis die Verjährungsfrist für steuerliche Themen abgelaufen ist. In den Vereinigten Staaten haben die Steuerzahler drei Jahre Zeit, um ihre Steuern nach Treu und Glauben zu korrigieren, aber der Internal Revenue Service hat bis zu sechs Jahre Zeit, um die Einreichung der Vorjahresanträge in Frage zu stellen. In diesen Fällen ist es ratsam, Quittungen in Papierform sieben Jahre lang aufzubewahren, damit sie bei Bedarf zur Verfügung stehen. Dies umfasst alle Nachweise für Einnahmen, Einkäufe, Ausgaben und Investitionen.

Papierbelege für Beiträge zu Altersvorsorgekonten sollten für immer aufbewahrt werden, um den Nachweis von Einlagen zu erbringen. Ebenso kann es ratsam sein, Quittungen in Papierform für Zahlungen auf Darlehen für immer aufzubewahren, oder bis das Darlehen vollständig bezahlt ist und der Darlehensgeber ein Schreiben herausgegeben hat, in dem dies angegeben ist. Bei Käufen wie Aktien und Vermögenswerten sollten Käufer Quittungen aufbewahren, bis sie den Vermögenswert verkauft haben. Anschließend können sie die Dokumentation verwerfen. Stubs von Gehaltsschecks und anderen Zahlungen sollten ein Jahr lang aufbewahrt werden, um die formellen Steuererklärungen zu überprüfen. Sie können verworfen werden, wenn das Einkommen korrekt angegeben wird.

Wenn keine Quittungen in Papierform benötigt werden, um Informationen für Steuerkäufe bereitzustellen oder Zahlungen nachzuweisen, ist es empfehlenswert, Quittungen für Kredit- und Bankkartentransaktionen zwei Monate lang aufzubewahren. Diese Belege können gegen Aussagen geprüft und dann verworfen werden. Im Streitfall hilft die Originalquittung, die Angelegenheit zu klären, da sie Auskunft darüber gibt, wann und wo ein Kauf getätigt wurde und wie viel es hätte kosten sollen. Bei Geldeingängen ist es lediglich erforderlich, diese so lange aufzubewahren, dass die Ausgaben erfasst werden.

Mitarbeiter und andere, die Quittungen verwenden, um Erstattungen für Geschäftsausgaben zu erhalten, sollten Kopien ihrer Quittungen anfertigen und diese Kopien aufbewahren, wenn sie die Originale einreichen. Im Falle eines Fehlers oder einer Beanstandung der Erstattung liefern die kopierten Belege wichtige Beweise. Dies kann auch nützlich sein, wenn sich ein Vorgesetzter über Ausgaben beschwert, da der Mitarbeiter eine detaillierte Aufschlüsselung aller kürzlich getätigten Ausgaben anzeigen kann. Die Mitarbeiter sollten diese Dokumentation ein Jahr lang aufbewahren.