Hoe lang moet ik papieren bonnen bewaren?
Hoe lang het raadzaam is om papieren bonnen vast te houden, hangt af van waar ze voor zijn en hoe ze zullen worden gebruikt. Sommigen moeten voor altijd worden bewaard, anderen zeven jaar en anderen net lang genoeg om de kosten vast te leggen. Het kan helpen om enveloppen voor verschillende soorten bonnen te bewaren om ze effectief bij te houden en ervoor te zorgen dat ze niet uit de hand lopen in het archiefsysteem.
Als een ontvangstbewijs wordt gebruikt om een belastingclaim in te dienen, moet deze worden bewaard totdat het statuut van beperkingen op belastinggerelateerde onderwerpen op is. In de Verenigde Staten hebben belastingbetalers drie jaar de tijd om hun belasting te goeder trouw te corrigeren, maar de Internal Revenue Service heeft tot zes jaar de tijd om aangiftes van voorgaande jaren aan te vechten. Het is raadzaam om in deze gevallen papieren bonnen zeven jaar te bewaren, zodat ze indien nodig beschikbaar zijn. Dit omvat alle bewijzen van inkomsten, aankopen, uitgaven en investeringen.
Papieren kwitanties voor bijdragen aan pensioenrekeningen moeten voor altijd worden bewaard om het bewijs van deposito's te leveren. Evenzo kan het raadzaam zijn om papieren bonnen voor betalingen op leningen voor altijd te bewaren, of totdat de lening volledig is betaald en de kredietgever een brief heeft uitgegeven om dit te vermelden. Voor aankopen zoals aandelen en activa moeten kopers de ontvangsten bewaren totdat ze het actief verkopen, waarna ze de documentatie kunnen weggooien. Stubs van loonstrookjes en andere betalingen moeten een jaar worden bewaard om te worden vergeleken met formele belastingaangiften en ze kunnen worden weggegooid als de inkomsten correct worden aangegeven.
Als papieren bonnen niet nodig zijn om informatie te verstrekken voor belastingaankopen of betalingen te bewijzen, is het een goed idee om bonnen voor creditcard- en bankkaarttransacties twee maanden te bewaren. Deze bonnen kunnen worden gecontroleerd aan de hand van overzichten en vervolgens worden weggegooid. Als er een geschil is, kan de originele kwitantie helpen de kwestie op te lossen, omdat het informatie geeft over wanneer en waar een aankoop is gedaan en voor hoeveel het had moeten zijn. Met contante ontvangsten is het alleen nodig om ze lang genoeg te bewaren om de kosten te registreren.
Werknemers en anderen die bonnen gebruiken om vergoedingen voor zakelijke uitgaven te claimen, moeten kopieën van hun bonnen maken en deze kopieën bewaren wanneer ze de originelen inleveren. Als er een fout is of een betwisting met de terugbetaling, bieden de gekopieerde ontvangsten belangrijk bewijs. Deze kunnen ook nuttig zijn als een supervisor klaagt over uitgaven, omdat de werknemer een gedetailleerde uitsplitsing kan tonen voor recente uitgaven. Werknemers moeten deze documentatie een jaar bewaren.