Jak długo należy przechowywać pokwitowania?
Długość czasu, w którym zaleca się trzymać papierowe paragony, zależy od tego, do czego są przeznaczone i jak będą wykorzystane. Niektóre muszą być przechowywane na zawsze, inne przez siedem lat, a inne na tyle długo, aby zarejestrować koszt. Pomaga zachować koperty dla różnych rodzajów rachunków, aby skutecznie je śledzić i upewnić się, że nie wymkną się spod kontroli w systemie archiwizacji.
Jeśli paragon zostanie wykorzystany do zgłoszenia roszczenia podatkowego, należy go przechowywać do momentu wyczerpania przedawnienia dotyczącego kwestii podatkowych. W Stanach Zjednoczonych podatnicy mają trzy lata na dokonanie w dobrej wierze korekty swoich podatków, ale Służba Skarbowa ma nawet sześć lat na zakwestionowanie wniosków z poprzedniego roku. W takich przypadkach zaleca się przechowywanie pokwitowań w formie papierowej przez siedem lat, aby w razie potrzeby były one dostępne. Obejmuje to wszystkie dowody dochodów, zakupów, wydatków i inwestycji.
Papierowe pokwitowania składek na konta emerytalne powinny być przechowywane na zawsze, aby stanowić dowód depozytów. Podobnie może być wskazane, aby zachować papierowe rachunki za spłatę pożyczek na zawsze, lub do czasu pełnego spłacenia pożyczki i pożyczkodawcy wyda pismo z tym stwierdzeniem. W przypadku zakupów takich jak zapasy i aktywa, kupujący powinni przechowywać rachunki do momentu sprzedaży aktywów, w którym to momencie mogą odrzucić dokumentację. Płatności z czeków i innych płatności powinny być przechowywane przez rok, aby sprawdzić w formalnym zestawieniu podatkowym, i można je odrzucić, jeśli dochód zostanie prawidłowo zadeklarowany.
Jeśli paragony papierowe nie są potrzebne do dostarczenia informacji na temat zakupów podatkowych lub potwierdzenia płatności, dobrym pomysłem jest przechowywanie paragonów z transakcji kartą kredytową i bankową przez dwa miesiące. Potwierdzenia te można porównać z wyciągami, a następnie odrzucić. W przypadku sporu oryginał paragonu może pomóc w rozwiązaniu problemu, ponieważ zawiera informacje o tym, kiedy i gdzie dokonano zakupu, i ile powinien on być. W przypadku paragonów gotówkowych konieczne jest jedynie ich utrzymanie na tyle długo, aby można było odnotować wydatek.
Pracownicy i inni, którzy wykorzystują pokwitowania do żądania zwrotu wydatków służbowych, powinni sporządzić kopie swoich pokwitowań i zachować te kopie po oddaniu oryginałów. W przypadku błędu lub sporu ze zwrotem skopiowane pokwitowania dostarczą ważnych dowodów. Mogą być również przydatne, jeśli przełożony narzeka na wydatki, ponieważ pracownik może pokazać szczegółowy podział na ostatnie wydatki. Pracownicy powinni przechowywać tę dokumentację przez jeden rok.