Per quanto tempo devo tenere le ricevute di carta?
Il periodo di tempo in cui è consigliabile trattenere le ricevute di carta dipende da cosa sono e da come verranno utilizzate. Alcuni devono essere tenuti per sempre, altri per sette anni e altri abbastanza a lungo da registrare le spese. Può aiutare a mantenere le buste per diversi tipi di ricevute per tenerne traccia in modo efficace e assicurarsi che non si sfuggano al controllo nel sistema di archiviazione.
Se verrà utilizzata una ricevuta per presentare un reclamo sulle tasse, dovrebbe essere mantenuta fino a quando lo statuto delle limitazioni sugli argomenti correlati si esaurisce. Negli Stati Uniti, i contribuenti hanno tre anni per effettuare una correzione in buona fede alle loro tasse, ma il servizio di entrate interni ha fino a sei anni per sfidare i documenti dell'anno precedente. Si consiglia di mantenere le ricevute cartacee per sette anni in questi casi, quindi saranno disponibili se necessario. Ciò include tutte le prove di reddito, acquisti, spese e investimenti.
Le entrate cartacee per i contributi ai conti pensionistici dovrebbero essere mantenute per sempre per fornire la prova dei depositi. Allo stesso modo, può essere consigliabile conservare le ricevute cartacee per i pagamenti sui prestiti per sempre o fino a quando il prestito non è completamente pagato e il prestatore ha emesso una lettera per affermarlo. Per acquisti come azioni e attività, gli acquirenti dovrebbero conservare le ricevute fino a quando non vendono l'attività, a quel punto possono scartare la documentazione. I businei dagli stipendi e altri pagamenti dovrebbero essere mantenuti per un anno per verificare le dichiarazioni fiscali formali e possono essere scartati se il reddito è corretto.
Se le entrate cartacee non sono necessarie per fornire informazioni per gli acquisti fiscali o dimostrare pagamenti, è una buona idea mantenere le entrate per le transazioni di carte di credito e di carte bancarie per due mesi. Queste ricevute possono essere controllate contro le dichiarazioni e quindi scartate. Se c'è una controversia, la ricevuta originale può aiutare a chiarire la questione, poiché fornirà informazioni su quando e dove è stato effettuato un acquistoe quanto avrebbe dovuto essere per. Con le entrate in contanti, è necessario solo mantenerle abbastanza lunghe da registrare le spese.
I dipendenti e altri che usano le entrate per richiedere rimborsi per le spese aziendali dovrebbero effettuare copie delle loro entrate e conservare queste copie quando si trasformano in origine. Se si verifica un errore o una controversia con il rimborso, le entrate copiate forniranno prove importanti. Questi possono anche essere utili se un supervisore si lamenta delle spese, poiché il dipendente può mostrare una rottura dettagliata per eventuali spese recenti. I dipendenti dovrebbero conservare questa documentazione per un anno.