Per quanto tempo devo conservare le ricevute cartacee?
Il periodo di tempo in cui si consiglia di conservare le ricevute cartacee dipende dal loro scopo e dal modo in cui verranno utilizzate. Alcuni devono essere conservati per sempre, altri per sette anni e altri abbastanza a lungo per registrare le spese. Può aiutare a conservare le buste per diversi tipi di ricevute per tenerne traccia in modo efficace e assicurarsi che non sfuggano al controllo nel sistema di archiviazione.
Se una ricevuta verrà utilizzata per presentare un reclamo relativo alle tasse, dovrebbe essere conservata fino allo scadere dello statuto delle limitazioni sugli argomenti fiscali. Negli Stati Uniti, i contribuenti hanno tre anni per apportare una correzione in buona fede alle loro tasse, ma l'Internal Revenue Service ha fino a sei anni per contestare la presentazione degli anni precedenti. In questi casi è consigliabile conservare le ricevute cartacee per sette anni, quindi saranno disponibili se necessario. Ciò include tutte le prove di entrate, acquisti, spese e investimenti.
Le ricevute cartacee per i contributi ai conti di vecchiaia dovrebbero essere conservate per sempre per fornire prova dei depositi. Allo stesso modo, può essere consigliabile conservare le ricevute cartacee per i pagamenti sui prestiti per sempre, o fino a quando il prestito non è completamente pagato e il creditore ha emesso una lettera per dichiararlo. Per acquisti come azioni e beni, gli acquirenti dovrebbero conservare le ricevute fino a quando non vendono il bene, a quel punto possono scartare la documentazione. Gli stub da buste paga e altri pagamenti dovrebbero essere conservati per un anno per verificare le dichiarazioni fiscali formali e possono essere scartati se il reddito è dichiarato correttamente.
Se le ricevute cartacee non sono necessarie per fornire informazioni per gli acquisti fiscali o per provare i pagamenti, è una buona idea conservare le ricevute per le transazioni con carta di credito e bancaria per due mesi. Queste ricevute possono essere verificate rispetto alle dichiarazioni e quindi scartate. In caso di controversia, la ricevuta originale può aiutare a chiarire la questione, poiché fornirà informazioni su quando e dove è stato effettuato un acquisto e su quanto avrebbe dovuto essere. Con le entrate in contanti, è necessario solo mantenerle abbastanza a lungo per registrare le spese.
I dipendenti e gli altri che utilizzano le ricevute per richiedere rimborsi per spese aziendali devono fare copie delle loro ricevute e conservare tali copie quando consegnano gli originali. In caso di errore o controversia con il rimborso, le ricevute copiate forniranno prove importanti. Questi possono anche essere utili se un supervisore si lamenta delle spese, in quanto il dipendente può mostrare una ripartizione dettagliata di eventuali spese recenti. I dipendenti devono conservare questa documentazione per un anno.