¿Qué son los registros contables?

Los registros contables son documentos y materiales de apoyo utilizados por individuos y empresas en la preparación de estados financieros, documentos fiscales, etc. Por ley, las empresas deben mantener dichos registros durante un período de tiempo establecido, a menudo siete años, para que estén disponibles para inspección y auditoría. Las empresas negociadas públicamente pueden estar sujetas a inspecciones aleatorias por parte de las agencias reguladoras y estas inspecciones incluyen una revisión de los registros contables de precisión e integridad.

Estos registros pueden ser electrónicos, en papel o una combinación de ambos. Incluyen cualquier documentación relacionada con las transacciones financieras, desde registros de nómina hasta impresiones finales del día de registros de efectivo. Los estados de los bancos también se incluyen en los registros contables, junto con estados similares relacionados con las inversiones. Los libros de contabilidad también se consideran registros contables. Esencialmente, si contiene un registro relacionado con la actividad financiera de una empresa, es un registro contable.

Las empresas son expecientesTed para mantener esta documentación en buen estado de funcionamiento. Los contadores y el personal de apoyo generalmente supervisan el mantenimiento de dichos registros y utilizan los documentos en la preparación de cosas como declaraciones para inversores y declaraciones de impuestos. Si los registros no están completos, los estados financieros hechos por la compañía serán inexactos y esto puede ser motivo de sanciones legales y financieras.

Los procedimientos conocidos como principios contables generalmente aceptados (GAAP) deben seguirse al mantener, manejar y usar registros contables. Estos procedimientos estandarizan las tareas de contabilidad básicas para garantizar que todos los contadores realicen uniformemente en todas partes, eliminando la posibilidad de utilizar la llamada "contabilidad creativa" para ocultar pérdidas y, de lo contrario, establecer hechos financieros para beneficios personales.

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Cuando se ordena una auditoría, se solicitan todos los registros contables para su revisión. Los auditoresMire el material y toman nota de cualquier material faltante, registros confusos o registros mantenidos de manera incorrecta. Toda esta información se pesa al desarrollar una opinión de auditoría. Los reguladores interesados ​​en las prácticas financieras pueden revisar los resultados de la auditoría para recopilar información. Esta información se puede utilizar en el enjuiciamiento de empresas sospechosas de prácticas contables fraudulentas, o exonerar a las empresas que enfrentan tales acusaciones.

Se recomienda a

individuos que retengan registros contables, ya que pueden ser auditadas por las autoridades fiscales. Si las personas no tienen los registros para apoyar las reclamaciones hechas sobre sus impuestos, pueden estar sujetas a sanciones. Por lo menos, su obligación tributaria puede ajustarse, lo que los obliga a pagar más en impuestos. Si sus registros parecen ser fraudulentos, en lugar de simplemente conservados, pueden enfrentar sanciones legales.