Co jsou účetní záznamy?

Účetní záznamy jsou doklady a podpůrné materiály, které jednotlivci a společnosti používají při sestavování účetní závěrky, daňových dokladů atd. Podle zákona jsou společnosti povinny uchovávat tyto záznamy po stanovenou dobu, často sedm let, aby je zpřístupnily k inspekci a auditu. Společnosti obchodované veřejně mohou podléhat náhodným kontrolám regulačních agentur a tyto kontroly zahrnují kontrolu správnosti a úplnosti účetních záznamů.

Tyto záznamy mohou být elektronické, papírové nebo kombinace obou. Zahrnují veškerou dokumentaci související s finančními transakcemi, od záznamů o výplatních listinách až po výtisky na konci dne z registračních pokladen. Výkazy od bank jsou také zahrnuty v účetních záznamech spolu s podobnými výkazy týkajícími se investic. Účetní knihy jsou také považovány za účetní záznamy. V zásadě jde o účetní záznam, pokud obsahuje záznam týkající se finanční činnosti společnosti.

Od společností se očekává, že budou tuto dokumentaci udržovat v dobrém provozním stavu. Účetní a podpůrní zaměstnanci obvykle dohlížejí na vedení takových záznamů a používají dokumenty k přípravě věcí, jako jsou prohlášení pro investory a daňová přiznání. Pokud nejsou záznamy úplné, účetní závěrka společnosti bude nepřesná, což může být důvodem pro právní a finanční sankce.

Při údržbě, manipulaci a používání účetních záznamů je třeba dodržovat postupy známé jako obecně uznávané účetní zásady (GAAP). Tyto postupy standardizují základní účetní úkoly, aby zajistily, že je provádějí jednotně všichni účetní na celém světě, a vylučují tak možnost použití takzvaného „kreativního účetnictví“ k utajení ztrát a jiných nesprávných finančních údajů pro osobní prospěch.

Při objednání auditu jsou vyžadovány ke kontrole všechny účetní záznamy. Auditoři zkontrolují materiál a vezmou v úvahu veškerý chybějící materiál, matoucí záznamy nebo nesprávně udržované záznamy. Všechny tyto informace jsou při vypracování výroku auditora zváženy. Regulační orgány, které mají zájem o finanční praktiky, mohou zkontrolovat výsledky auditu a shromáždit informace. Tyto informace mohou být použity při stíhání společností podezřelých z podvodných účetních praktik nebo k osvobození společností čelících těmto obviněním.

Jednotlivcům se obvykle doporučuje, aby si vedli účetní záznamy, protože je mohou auditovat daňové úřady. Pokud lidé nemají záznamy, které by podporovaly nároky na jejich daně, mohou být potrestáni. Jejich daňová povinnost může být přinejmenším upravena, což je nutí platit více daní. Pokud se zdá, že jejich záznamy jsou podvodné, namísto toho, aby byly jednoduše uchovány, mohou čelit zákonným sankcím.