O que são registros contábeis?

Registros contábeis são documentos e materiais de apoio utilizados por pessoas físicas e jurídicas na preparação de demonstrações financeiras, documentos tributários etc. Por lei, as empresas são obrigadas a manter esses registros por um período determinado, geralmente sete anos, para torná-los disponíveis para inspeção e auditoria. As empresas negociadas publicamente podem estar sujeitas a inspeções aleatórias por agências reguladoras e essas inspeções incluem uma revisão dos registros contábeis quanto à precisão e integridade.

Esses registros podem ser eletrônicos, em papel ou uma mistura de ambos. Eles incluem qualquer documentação relacionada a transações financeiras, de registros de folha de pagamento a impressões de fim de dia de caixas registradoras. As declarações dos bancos também são incluídas nos registros contábeis, além de declarações semelhantes relacionadas a investimentos. Os livros contábeis também são considerados registros contábeis. Essencialmente, se ele contém um registro pertencente à atividade financeira de uma empresa, é um registro contábil.

As empresas devem manter esta documentação em boas condições de funcionamento. Contadores e equipe de suporte geralmente supervisionam a manutenção desses registros e usam os documentos na preparação de coisas como declarações para investidores e declarações fiscais. Se os registros não estiverem completos, as demonstrações financeiras feitas pela empresa serão imprecisas e isso pode ser motivo de sanções legais e financeiras.

Os procedimentos conhecidos como princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) devem ser seguidos ao manter, manipular e usar registros contábeis. Esses procedimentos padronizam as tarefas contábeis básicas para garantir que elas sejam executadas uniformemente por todos os contadores de todos os lugares, eliminando a possibilidade de usar a chamada “contabilidade criativa” para ocultar perdas e distorcer fatos financeiros para benefício pessoal.

Quando uma auditoria é solicitada, todos os registros contábeis são solicitados para revisão. Os auditores examinam o material e tomam nota de qualquer material ausente, registros confusos ou mantidos incorretamente. Todas essas informações são ponderadas ao desenvolver uma opinião de auditoria. Os reguladores interessados ​​em práticas financeiras podem revisar os resultados da auditoria para coletar informações. Essas informações podem ser usadas em processos contra empresas suspeitas de práticas contábeis fraudulentas ou em exonerar empresas que enfrentam tais acusações.

As pessoas geralmente são aconselhadas a manter registros contábeis, pois podem ser auditados pelas autoridades fiscais. Se as pessoas não tiverem os registros para apoiar as reivindicações feitas sobre seus impostos, elas poderão estar sujeitas a multas. No mínimo, seu passivo tributário pode ser ajustado, forçando-os a pagar mais impostos. Se seus registros parecerem fraudulentos, e não simplesmente desleixados, eles poderão sofrer penalidades legais.