Hvad er regnskabsposter?
Regnskabsposter er dokumenter og understøttende materiale, der bruges af enkeltpersoner og virksomheder til udarbejdelse af regnskaber, skattedokumenter og så videre. I henhold til loven er virksomhederne forpligtet til at føre sådanne poster i en bestemt periode, ofte syv år, for at gøre dem tilgængelige til inspektion og revision. Virksomheder, der handles offentligt, kan underkastes tilfældige inspektioner fra tilsynsorganer, og disse inspektioner inkluderer en gennemgang af regnskabsmæssige poster for nøjagtighed og fuldstændighed.
Disse poster kan være elektroniske, papir eller en blanding af begge dele. De inkluderer al dokumentation, der er relateret til finansielle transaktioner, fra lønregistre til udskrivning fra slutningen fra kasseapparater. Udsagn fra banker er også inkluderet i regnskabsmæssige poster sammen med lignende erklæringer relateret til investeringer. Regnskabsregnskab betragtes også som regnskabsposter. I det væsentlige, hvis det indeholder en fortegnelse, der vedrører et virksomheds økonomiske aktivitet, er det en regnskabsmæssig registrering.
Virksomheder forventes at holde denne dokumentation i god stand. Revisorer og supportmedarbejdere overvåger typisk vedligeholdelsen af sådanne poster, og de bruger dokumenterne til udarbejdelse af ting som erklæringer til investorer og skatteangivelser. Hvis posterne ikke er fuldstændige, vil selskabets regnskaber være unøjagtige, og det kan være grund til juridiske og økonomiske sanktioner.
Procedurer, der er kendt som almindeligt accepterede regnskabsprincipper (GAAP), skal følges, når de opretholdes, håndteres og bruger regnskabsposter. Disse procedurer standardiserer grundlæggende regnskabsopgaver for at sikre, at de udføres ensartet af alle regnskabsfolk overalt, hvilket eliminerer muligheden for at bruge såkaldt “kreativt regnskab” til at skjule tab og ellers urigtige økonomiske fakta til personlig fordel.
Når der bestilles en revision, anmodes alle regnskabsposter om gennemgang. Revisorer vil se på materialet, og de noterer sig alt manglende materiale, forvirrende poster eller poster vedligeholdt forkert. Alle disse oplysninger vejes, når der udvikles en revisionsudtalelse. Tilsynsmyndigheder, der er interesseret i økonomisk praksis, kan gennemgå revisionsresultater for at indsamle information. Disse oplysninger kan bruges til retsforfølgning af virksomheder, der er mistænkt for svigagtig regnskabspraksis, eller til at befri virksomheder, der står over for sådanne beskyldninger.
Enkeltpersoner tilrådes normalt at opbevare regnskaber, da de kan revideres af skattemyndighederne. Hvis folk ikke har de poster, der understøtter krav, der fremsættes på deres skat, kan de blive underlagt sanktioner. I det mindste kan deres skatteforpligtelse blive justeret, hvilket tvinger dem til at betale mere i skat. Hvis deres optegnelser ser ud til at være svigagtige, snarere end simpelthen føres sløvt, kan de blive udsat for juridiske sanktioner.