Wat zijn boekhoudkundige gegevens?
Boekhoudbescheiden zijn documenten en ondersteunende materialen die door particulieren en bedrijven worden gebruikt bij het opstellen van financiële overzichten, belastingdocumenten, enzovoort. Bedrijven zijn wettelijk verplicht dergelijke gegevens gedurende een bepaalde periode, vaak zeven jaar, te bewaren om ze beschikbaar te stellen voor inspectie en audit. Bedrijven die openbaar worden verhandeld, kunnen worden onderworpen aan willekeurige inspecties door regelgevende instanties en deze inspecties omvatten een beoordeling van de boekhoudbescheiden op juistheid en volledigheid.
Deze records kunnen elektronisch, op papier of een combinatie van beide zijn. Ze omvatten alle documentatie met betrekking tot financiële transacties, van loonadministratie tot afdrukken aan het einde van de dag van kassa's. Verklaringen van banken worden ook opgenomen in de boekhouding, samen met soortgelijke verklaringen met betrekking tot investeringen. Boekhoudrekeningen worden ook beschouwd als boekhoudkundige gegevens. In wezen, als het een record bevat dat betrekking heeft op de financiële activiteit van een bedrijf, is het een boekhoudkundig record.
Van bedrijven wordt verwacht dat zij deze documentatie in goede staat houden. Accountants en ondersteunend personeel houden doorgaans toezicht op het onderhoud van dergelijke registers en zij gebruiken de documenten bij het opstellen van zaken zoals verklaringen voor beleggers en belastingaangiften. Als de administratie niet volledig is, zullen de financiële overzichten van het bedrijf onnauwkeurig zijn en dit kan reden zijn voor juridische en financiële sancties.
Procedures die bekend staan als algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) moeten worden gevolgd bij het bijhouden, verwerken en gebruiken van boekhoudkundige gegevens. Deze procedures standaardiseren basistaken van de boekhouding om ervoor te zorgen dat ze door alle accountants overal uniform worden uitgevoerd, waardoor de mogelijkheid wordt uitgesloten om zogenaamde "creatieve boekhouding" te gebruiken om verliezen te verbergen en anderszins financiële feiten voor persoonlijk voordeel te verbergen.
Wanneer een audit wordt besteld, worden alle boekhoudbescheiden gevraagd voor beoordeling. Accountants zullen het materiaal bekijken en ze nemen kennis van ontbrekend materiaal, verwarrende records of records die onjuist worden bijgehouden. Al deze informatie wordt gewogen bij het ontwikkelen van een auditoordeel. Regelgevers die geïnteresseerd zijn in financiële praktijken, kunnen auditresultaten bekijken om informatie te verzamelen. Deze informatie kan worden gebruikt voor de vervolging van bedrijven die worden verdacht van frauduleuze boekhoudpraktijken, of om bedrijven vrij te stellen die met dergelijke beschuldigingen worden geconfronteerd.
Individuen wordt meestal geadviseerd om boekhoudkundige gegevens bij te houden, omdat ze door de belastingdienst kunnen worden gecontroleerd. Als mensen niet over de gegevens beschikken om claims over hun belastingen te ondersteunen, kunnen ze worden bestraft. Op zijn minst kan hun belastingschuld worden aangepast, waardoor ze meer belasting moeten betalen. Als hun administratie frauduleus lijkt te zijn, in plaats van simpelweg slordig te worden bewaard, kunnen ze worden gestraft.