Wat zijn boekhoudkundige records?
Boekhoudkundige gegevens zijn documenten en ondersteunende materialen die door particulieren en bedrijven worden gebruikt bij het opstellen van financiële overzichten, belastingdocumenten, enzovoort. Volgens de wet moeten bedrijven dergelijke gegevens voor een bepaalde periode, vaak zeven jaar, bewaren om ze beschikbaar te stellen voor inspectie en audit. Bedrijven die openbaar worden verhandeld, kunnen worden onderworpen aan willekeurige inspecties door regelgevende instanties en deze inspecties omvatten een evaluatie van boekhoudkundige gegevens voor nauwkeurigheid en volledigheid.
Deze records kunnen elektronisch, papier of een mix van beide zijn. Ze omvatten alle documentatie met betrekking tot financiële transacties, van loonadministratie tot afdrukken aan het einde van de dag van kassa. Verklaringen van banken zijn ook opgenomen in boekhoudkundige gegevens, samen met vergelijkbare verklaringen met betrekking tot investeringen. Boekhoudboekjes worden ook beschouwd als boekhoudkundige gegevens. In wezen, als het een record bevat met betrekking tot de financiële activiteit van een bedrijf, is dit een boekhoudkundige record.
bedrijven zijn expecTed om deze documentatie in goede staat te houden. Accountants en ondersteunend personeel begeleiden doorgaans het onderhoud van dergelijke gegevens en ze gebruiken de documenten bij het opstellen van dingen zoals verklaringen voor beleggers en belastingverklaringen. Als de gegevens niet zijn voltooid, zullen de financiële overzichten van het bedrijf onnauwkeurig zijn en dit kan een reden zijn voor juridische en financiële boetes.
Procedures bekend als algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes (GAAP) moeten worden gevolgd bij het onderhouden, hanteren en gebruiken van boekhoudkundige gegevens. Deze procedures standaardiseren basis boekhoudtaken om ervoor te zorgen dat ze door alle accountants overal uniform worden uitgevoerd, waardoor de mogelijkheid wordt geëlimineerd om zogenaamde "creatieve boekhouding" te gebruiken om verliezen te verbergen en anderszins financiële feiten voor persoonlijk voordeel verkeerd te maken.
Wanneer een audit wordt besteld, worden alle boekhoudkundige gegevens gevraagd om te beoordelen. Auditors zullen dat doenKijk naar het materiaal en ze nemen nota van ontbrekend materiaal, verwarrende records of records die onjuist worden bijgehouden. Al deze informatie wordt gewogen bij het ontwikkelen van een auditopinie. Regelgevers die geïnteresseerd zijn in financiële praktijken kunnen auditresultaten beoordelen om informatie te verzamelen. Deze informatie kan worden gebruikt bij de vervolging van bedrijven die worden verdacht van frauduleuze boekhoudpraktijken, of om bedrijven te vrijwaren die dergelijke beschuldigingen worden geconfronteerd.
Personen worden meestal geadviseerd om boekhoudkundige gegevens bij te houden, omdat ze kunnen worden gecontroleerd door belastingautoriteiten. Als mensen niet de gegevens hebben om claims op hun belastingen te ondersteunen, kunnen ze worden onderworpen aan straffen. Op zijn minst kan hun belastingverplichting worden aangepast, waardoor ze meer belastingen moeten betalen. Als hun gegevens frauduleus lijken te zijn, in plaats van gewoon slordig bijgehouden, kunnen ze worden geconfronteerd met wettelijke straffen.