Cosa sono i registri contabili?
I registri contabili sono documenti e materiali di supporto utilizzati da privati e aziende nella preparazione di bilanci, documenti fiscali e così via. Per legge, le società sono tenute a conservare tali registri per un determinato periodo di tempo, spesso sette anni, per renderli disponibili per l'ispezione e l'audit. Le società quotate in borsa possono essere soggette a ispezioni casuali da parte delle agenzie di regolamentazione e tali ispezioni includono una revisione dei registri contabili per accuratezza e completezza.
Questi record possono essere elettronici, cartacei o un mix di entrambi. Includono tutta la documentazione relativa alle transazioni finanziarie, dai registri delle buste paga alle stampe di fine giornata dai registratori di cassa. Anche le dichiarazioni delle banche sono incluse nei registri contabili, insieme a dichiarazioni simili relative agli investimenti. I libri contabili sono anche considerati registri contabili. In sostanza, se contiene un record relativo all'attività finanziaria di un'azienda, è un record contabile.
Le aziende dovrebbero mantenere questa documentazione in buone condizioni. I contabili e il personale di supporto in genere supervisionano il mantenimento di tali registri e usano i documenti nella preparazione di cose come dichiarazioni per gli investitori e dichiarazioni fiscali. Se i registri non sono completi, i rendiconti finanziari resi dalla società saranno inesatti e questo può essere motivo di sanzioni legali e finanziarie.
Le procedure note come principi contabili generalmente accettati (GAAP) devono essere seguite durante la gestione, la gestione e l'utilizzo dei registri contabili. Queste procedure standardizzano le attività di contabilità di base per garantire che vengano eseguite in modo uniforme da tutti i contabili ovunque, eliminando la possibilità di utilizzare la cosiddetta "contabilità creativa" per nascondere le perdite e altrimenti erroneamente i fatti finanziari a beneficio personale.
Quando viene ordinato un audit, tutti i record contabili vengono richiesti per la revisione. I revisori esamineranno il materiale e prenderanno atto di qualsiasi materiale mancante, registrazioni confuse o registrazioni conservate in modo improprio. Tutte queste informazioni vengono ponderate quando si sviluppa un parere di audit. I regolatori interessati alle pratiche finanziarie possono rivedere i risultati dell'audit per raccogliere informazioni. Queste informazioni possono essere utilizzate per perseguire le società sospettate di pratiche contabili fraudolente o per esonerare le società che si trovano ad affrontare tali accuse.
Di solito si consiglia alle persone di conservare i registri contabili, in quanto possono essere controllate dalle autorità fiscali. Se le persone non dispongono dei registri a supporto delle richieste di risarcimento imposte, possono essere soggette a sanzioni. Per lo meno, la loro responsabilità fiscale può essere adeguata, costringendoli a pagare di più in tasse. Se i loro registri sembrano essere fraudolenti, piuttosto che semplicemente trascurati, possono essere soggetti a sanzioni legali.