Vad är bokföringsposter?
Redovisningsregister är dokument och underlagsmaterial som används av individer och företag vid utarbetandet av finansiella rapporter, skattedokument osv. Enligt lag måste företag hålla sådana register under en viss tid, ofta sju år, för att göra dem tillgängliga för inspektion och revision. Företag som handlas offentligt kan bli föremål för slumpmässiga inspektioner av tillsynsmyndigheter och dessa inspektioner inkluderar en granskning av redovisningsregister för noggrannhet och fullständighet.
Dessa poster kan vara elektroniska, papper eller en blandning av båda. De inkluderar all dokumentation relaterad till finansiella transaktioner, från löneposter till slutet av utskrifterna från kassaapparater. Uttalanden från banker ingår också i redovisningsregister, tillsammans med liknande uttalanden relaterade till investeringar. Bokföringsbokar betraktas också som bokföringsregister. I huvudsak, om det innehåller en post som hänför sig till ett företags finansiella verksamhet, är det en bokföringsrekord.
Företag förväntas hålla denna dokumentation i gott skick. Revisorer och supportpersonal övervakar vanligtvis underhållet av sådana poster och de använder dokumenten för att utarbeta saker som uttalanden för investerare och skattedeklarationer. Om uppgifterna inte är fullständiga kommer företagets finansiella rapporter att vara felaktiga och det kan vara skäl för juridiska och ekonomiska påföljder.
Förfaranden kända som allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) måste följas vid underhåll, hantering och användning av redovisningsregister. Dessa förfaranden standardiserar grundläggande redovisningsuppgifter för att säkerställa att de utförs enhetligt av alla bokförare överallt, vilket eliminerar möjligheten att använda så kallade ”kreativa redovisningar” för att dölja förluster och på annat sätt felaktiga ekonomiska fakta till personlig nytta.
När en revision beställs begärs alla bokföringsposter för granskning. Revisorer kommer att titta över materialet och de noterar allt saknat material, förvirrande poster eller poster som upprätthålls felaktigt. All denna information vägs vid utvecklingen av ett revisionsutlåtande. Tillsynsmyndigheter som är intresserade av ekonomisk praxis kan granska revisionsresultaten för att samla in information. Denna information kan användas vid åtal mot företag som misstänks för bedräglig redovisningspraxis eller för att befria företag som står inför sådana anklagelser.
Individer rekommenderas vanligtvis att behålla bokföringsregister, eftersom de kan granskas av skattemyndigheterna. Om människor inte har uppgifterna för att stödja fordringar på sina skatter, kan de bli föremål för påföljder. Åtminstone kan deras skatteskuld justeras, vilket tvingar dem att betala mer i skatt. Om deras register verkar vara bedrägliga, snarare än att bara slumpmässigt hållas, kan de få juridiska påföljder.