Was sind Buchhaltungsunterlagen?
Buchhaltungsunterlagen sind Dokumente und Unterlagen, die von Einzelpersonen und Unternehmen bei der Erstellung von Abschlüssen, Steuerdokumenten usw. verwendet werden. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, solche Aufzeichnungen für einen festgelegten Zeitraum, häufig sieben Jahre, aufzubewahren, um sie für Inspektionen und Prüfungen zur Verfügung zu stellen. Unternehmen, die an der Börse gehandelt werden, unterliegen möglicherweise stichprobenartigen Kontrollen durch Aufsichtsbehörden. Diese Kontrollen umfassen eine Überprüfung der Buchhaltungsunterlagen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Diese Aufzeichnungen können elektronisch, in Papierform oder in einer Mischung aus beidem sein. Sie umfassen alle Unterlagen zu Finanztransaktionen, von Gehaltsabrechnungen bis hin zu Tagesendausdrucken von Registrierkassen. Kontoauszüge von Banken sowie ähnliche Kontoauszüge im Zusammenhang mit Kapitalanlagen sind ebenfalls in den Buchhaltungsunterlagen enthalten. Buchhaltungsbücher gelten auch als Buchhaltungsunterlagen. Wenn es einen Datensatz enthält, der sich auf die Finanztätigkeit eines Unternehmens bezieht, handelt es sich im Wesentlichen um einen Buchhaltungsdatensatz.
Von Unternehmen wird erwartet, dass sie diese Dokumentation in gutem Zustand halten. Buchhalter und Support-Mitarbeiter überwachen in der Regel die Aufrechterhaltung solcher Aufzeichnungen und verwenden die Dokumente zur Erstellung von Aussagen für Anleger und Steuererklärungen. Wenn die Aufzeichnungen nicht vollständig sind, sind die vom Unternehmen erstellten Abschlüsse nicht korrekt und dies kann zu rechtlichen und finanziellen Sanktionen führen.
Bei der Pflege, Handhabung und Verwendung von Buchhaltungsunterlagen müssen Verfahren befolgt werden, die als allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) bezeichnet werden. Diese Verfahren vereinheitlichen grundlegende Buchhaltungsaufgaben, um sicherzustellen, dass sie von allen Buchhaltern überall einheitlich ausgeführt werden, und schließen die Möglichkeit aus, so genannte „kreative Buchhaltung“ zu verwenden, um Verluste zu verschleiern und ansonsten finanzielle Tatsachen zum persönlichen Vorteil falsch darzustellen.
Wenn ein Audit bestellt wird, werden alle Buchhaltungsunterlagen zur Überprüfung angefordert. Die Prüfer prüfen das Material und stellen fest, dass Material fehlt, dass Aufzeichnungen verwirrend sind oder dass die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß geführt werden. Alle diese Informationen werden bei der Erstellung eines Prüfungsurteils gewichtet. Aufsichtsbehörden, die an Finanzpraktiken interessiert sind, können die Prüfungsergebnisse überprüfen, um Informationen zu sammeln. Diese Informationen können bei der Verfolgung von Unternehmen verwendet werden, bei denen der Verdacht auf betrügerische Buchführungspraktiken besteht, oder um Unternehmen zu entlasten, die solchen Anschuldigungen ausgesetzt sind.
Personen wird normalerweise empfohlen, Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren, da diese von den Steuerbehörden geprüft werden können. Wenn Personen nicht über die Aufzeichnungen verfügen, um geltend gemachte Steueransprüche zu belegen, können sie mit Strafen belegt werden. Zumindest kann ihre Steuerschuld angepasst werden, wodurch sie gezwungen werden, mehr Steuern zu zahlen. Wenn ihre Aufzeichnungen betrügerisch zu sein scheinen und nicht nur schlampig aufbewahrt werden, drohen ihnen rechtliche Sanktionen.