Co to są zapisy księgowe?

Dokumenty księgowe to dokumenty i materiały pomocnicze wykorzystywane przez osoby fizyczne i firmy przy sporządzaniu sprawozdań finansowych, dokumentów podatkowych itp. Zgodnie z prawem firmy są zobowiązane do przechowywania takich rejestrów przez określony czas, często siedem lat, w celu udostępnienia ich do kontroli i audytu. Spółki będące przedmiotem publicznego obrotu mogą podlegać wyrywkowym kontrolom przeprowadzanym przez agencje regulacyjne, które obejmują przegląd dokumentacji księgowej pod kątem dokładności i kompletności.

Zapisy te mogą mieć postać elektroniczną, papierową lub być kombinacją obu tych elementów. Obejmują one wszelką dokumentację związaną z transakcjami finansowymi, od rejestrów płac do wydruków na koniec dnia z kas fiskalnych. Wyciągi z banków są również uwzględniane w ewidencji księgowej wraz z podobnymi wyciągami dotyczącymi inwestycji. Księgi rachunkowe są również uważane za zapisy księgowe. Zasadniczo, jeśli zawiera zapis odnoszący się do działalności finansowej firmy, jest to zapis księgowy.

Oczekuje się, że firmy utrzymają tę dokumentację w dobrym stanie. Księgowi i pracownicy pomocniczy zwykle nadzorują prowadzenie takich rejestrów i wykorzystują dokumenty do przygotowania takich rzeczy, jak oświadczenia dla inwestorów i deklaracje podatkowe. Jeśli dokumentacja nie jest kompletna, sprawozdania finansowe sporządzone przez firmę będą niedokładne, co może stanowić podstawę do sankcji prawnych i finansowych.

Procedury znane jako ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) muszą być przestrzegane podczas przechowywania, obsługi i korzystania z dokumentacji księgowej. Procedury te standaryzują podstawowe zadania księgowe, aby zapewnić, że są one wykonywane jednolicie przez wszystkich księgowych na całym świecie, eliminując możliwość stosowania tak zwanej „kreatywnej księgowości” w celu ukrycia strat i w inny sposób zniekształcania faktów finansowych dla korzyści osobistych.

Kiedy zleca się audyt, wszystkie dokumenty księgowe są proszone o sprawdzenie. Audytorzy sprawdzą materiał i zauważą wszelkie brakujące materiały, mylące zapisy lub zapisy przechowywane w niewłaściwy sposób. Wszystkie te informacje są ważone przy opracowywaniu opinii z audytu. Organy regulacyjne zainteresowane praktykami finansowymi mogą przeglądać wyniki kontroli w celu zebrania informacji. Informacje te mogą być wykorzystane w ściganiu przedsiębiorstw podejrzanych o nieuczciwe praktyki księgowe lub w celu zwolnienia z zarzutów takich firm.

Osobom zwykle zaleca się przechowywanie dokumentacji księgowej, ponieważ mogą one być kontrolowane przez organy podatkowe. Jeśli ludzie nie mają danych na poparcie roszczeń dotyczących ich podatków, mogą podlegać karom. Przynajmniej ich zobowiązania podatkowe można skorygować, zmuszając ich do płacenia wyższych podatków. Jeśli ich zapisy wydają się być fałszywe, a nie po prostu niechlujnie przechowywane, grozi im kara prawna.