Que sont les registres comptables?
Les documents comptables sont des documents et des pièces justificatives utilisés par les particuliers et les entreprises pour la préparation d'états financiers, de documents fiscaux, etc. En vertu de la loi, les entreprises sont tenues de conserver ces registres pendant une période déterminée, souvent sept ans, afin de les mettre à disposition pour inspection et audit. Les sociétés négociées en bourse peuvent être soumises à des inspections aléatoires effectuées par des organismes de réglementation. Ces inspections comprennent un examen des registres comptables pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité.
Ces enregistrements peuvent être électroniques, papier ou un mélange des deux. Ils comprennent tous les documents liés aux transactions financières, des enregistrements de paie aux impressions de fin de journée des caisses enregistreuses. Les relevés bancaires sont également inclus dans les registres comptables, de même que les relevés similaires relatifs aux investissements. Les grands livres comptables sont également considérés comme des enregistrements comptables. Essentiellement, s'il contient un enregistrement relatif à l'activité financière d'une entreprise, il s'agit d'un enregistrement comptable.
Les entreprises sont censées conserver cette documentation en bon état de fonctionnement. Les comptables et le personnel de soutien supervisent généralement la tenue de tels registres et utilisent les documents pour préparer des éléments tels que les déclarations des investisseurs et les déclarations fiscales. Si les dossiers ne sont pas complets, les états financiers de l'entreprise seront inexacts et peuvent donner lieu à des sanctions juridiques et financières.
Les procédures connues sous le nom de principes comptables généralement reconnus (PCGR) doivent être suivies lors de la tenue, du traitement et de l'utilisation des enregistrements comptables. Ces procédures standardisent les tâches comptables de base pour s’assurer qu’elles sont effectuées de manière uniforme par tous les comptables du monde entier, ce qui élimine la possibilité d’utiliser une «comptabilité créative» pour dissimuler les pertes et fausser les faits pour des raisons personnelles.
Lorsqu'un audit est commandé, tous les enregistrements comptables sont demandés pour examen. Les auditeurs examineront les documents et prendront note de tout matériel manquant, de dossiers confus ou conservés de manière inappropriée. Toutes ces informations sont prises en compte lors de l'élaboration d'une opinion d'audit. Les régulateurs intéressés par les pratiques financières peuvent examiner les résultats des audits pour collecter des informations. Ces informations peuvent être utilisées pour poursuivre des sociétés soupçonnées de pratiques comptables frauduleuses ou pour exonérer des sociétés confrontées à de telles accusations.
Il est généralement conseillé aux personnes de conserver des documents comptables, car elles peuvent être vérifiées par les autorités fiscales. Si les personnes ne disposent pas des registres nécessaires pour justifier des demandes d’impôts, elles peuvent être passibles de sanctions. À tout le moins, leurs impôts à payer peuvent être ajustés, ce qui les oblige à payer plus d'impôts. Si leurs dossiers semblent être frauduleux, plutôt que simplement conservés négligemment, ils peuvent encourir des sanctions pénales.