¿Qué son los gastos de los empleados?
Los gastos de los empleados son costos asociados con las tareas realizadas para un empleador. Los empleadores generalmente designan una lista de gastos permitidos para los cuales están dispuestos a reembolsar a los empleados. Dicha lista puede incluir gastos relacionados con viajes de negocios, comidas, alojamiento, llamadas telefónicas, Internet y suministros de oficina. Algunos empleadores emiten tarjetas de crédito de la compañía para dichos gastos, mientras que otros esperan que los empleados cubran los costos y soliciten el reembolso.
Los gastos permitidos de los empleados generalmente varían de un empleador a otro. La mayoría de las empresas y organizaciones tienen una lista claramente definida de gastos permitidos. Una compañía podría cubrir la factura del teléfono celular de un empleado si la mayoría de sus llamadas están relacionadas con los negocios. Otra compañía podría rechazar los costos de los teléfonos celulares, lo que requiere que los empleados hagan todas las llamadas comerciales desde la oficina de la compañía.
Los tipos de gastos de los empleados comúnmente cubiertos por las empresas están relacionados con viajes de negocios, comidas de negocios y suministros de oficina. Los gastos legítimos podríanIncluya pasajes aéreos para una reunión nacional de negocios, un proyecto de ley de restaurantes para reunirse con un cliente potencial o un cartucho de impresora que se necesita para imprimir manuales para la capacitación de la empresa. En todos los casos, el gasto debe ser razonable y asociado con el avance de los objetivos del trabajo y la empresa.
Los empleados que trabajan desde casa pueden tener gastos de empleados adicionales. Cuando los empleados se teletrabajan, los empleadores ahorran costos en el espacio de la oficina y los servicios públicos. En estos casos, los empleadores a menudo tienen en cuenta los gastos adicionales. Los ejemplos de gastos de teletrabajo pueden incluir costos de Internet, gastos relacionados con la computadora y la impresora y facturas telefónicas. Los empleadores pueden requerir que los empleados limiten la utilización de estos servicios y artículos solo para uso comercial.
Los empleadores generalmente esperan que los empleados rastreen sus propios gastos de empleados fuera del entorno de la empresa. Generalmente proporcionan formularios de gastos que necesitan to ser completado y enviado de acuerdo con un horario de pago establecido. En la mayoría de los casos, los recibos originales deben presentarse junto con los formularios de gastos para proporcionar documentación de respaldo para los costos incurridos. El reembolso de los gastos de los empleados no está sujeto a impuestos y generalmente se paga por separado de los cheques de nómina de los empleados.
En algunos casos, completar el formulario de gastos de los empleados requerirá detalles y atención extensos. En el caso de los gastos divididos entre el uso empresarial y personal, algunos empleadores requieren una contabilidad exacta. Un empleado podría alquilar un automóvil mientras está en un viaje de negocios, por ejemplo, y conducir el automóvil para uso comercial durante una semana y pasar unos días adicionales usando el automóvil estrictamente para visitar a la familia. Es posible que se le requiera restar los días personales de la factura de alquiler de automóviles al presentarlo para su reembolso.