Hvad er medarbejderudgifter?
Medarbejderudgifter er omkostninger forbundet med opgaver, der udføres for en arbejdsgiver. Arbejdsgivere udpeger generelt en liste over tilladte udgifter, som de er villige til at godtgøre ansatte. En sådan liste kan omfatte udgifter i forbindelse med forretningsrejser, måltider, logi, telefonopkald, internet og kontorartikler. Nogle arbejdsgivere udsteder firmaets kreditkort for sådanne udgifter, mens andre forventer, at medarbejderne dækker omkostningerne og anmoder om refusion.
De tilladte medarbejderudgifter varierer generelt fra arbejdsgiver til arbejdsgiver. De fleste virksomheder og organisationer har en klart defineret liste over tilladte udgifter. Ét firma dækker muligvis en medarbejders mobiltelefonregning, hvis størstedelen af hans opkald er forretningsrelateret. En anden virksomhed kan muligvis afvise mobiltelefonomkostninger, hvilket kræver, at medarbejderne foretager alle forretningsopkald fra virksomhedskontoret.
De typer af medarbejderudgifter, der normalt dækkes af virksomheder, er relateret til forretningsrejser, forretnings måltider og kontorartikler. Legitime udgifter kan omfatte flybillet til et nationalt forretningsmøde, en restaurantregning til møde med en potentiel kunde eller en printerpatron, der er nødvendig for at udskrive manualer til virksomhedsuddannelse. I alle tilfælde skal udgiften være rimelig og være forbundet med at fremme målene for jobbet og virksomheden.
Medarbejdere, der arbejder hjemmefra, kan have ekstra medarbejderudgifter. Når medarbejdere tager kommunikation, sparer arbejdsgivere omkostninger på kontorfaciliteter og værktøjer. I disse tilfælde tillader arbejdsgivere ofte ekstraudgifter. Eksempler på udgifter til telekommunikation kan omfatte internetudgifter, computer- og printerrelaterede udgifter og telefonregninger. Arbejdsgivere kan kræve, at medarbejderne kun begrænser brugen af disse tjenester og genstande til forretningsbrug.
Arbejdsgivere forventer normalt, at medarbejdere sporer deres egne medarbejderudgifter uden for virksomhedsmiljøet. De leverer generelt udgiftsformularer, der skal udfyldes og indsendes i henhold til en fast betalingsplan. I de fleste tilfælde skal originale kvitteringer indsendes sammen med udgiftsformularerne for at give backup-dokumentation for de afholdte omkostninger. Refusion af medarbejderudgifter er ikke skattepligtige og betales normalt separat fra lønkontrol for medarbejderne.
I nogle tilfælde kræver udfyldning af formularen til medarbejderudgifter omfattende detaljer og opmærksomhed. I tilfælde af udgifter fordelt mellem forretnings- og personlig brug kræver nogle arbejdsgivere et nøjagtigt regnskab. En medarbejder kan leje en bil, f.eks. På forretningsrejse, og køre bilen til forretningsbrug i en uge og tilbringe ekstra dage med at bruge bilen strengt til at besøge familie. Det kan være nødvendigt, at han trækker de personlige dage fra biludlejningsregningen, når han indsender den til refusion.