Quali sono le spese dei dipendenti?

Le spese dei dipendenti sono costi associati alle attività svolte per un datore di lavoro. I datori di lavoro generalmente designano un elenco di spese ammissibili per le quali sono disposti a rimborsare i dipendenti. Tale elenco potrebbe includere le spese relative a viaggi d'affari, pasti, alloggio, telefonate, Internet e forniture per ufficio. Alcuni datori di lavoro emettono le carte di credito dell'azienda per tali spese, mentre altri si aspettano che i dipendenti coprano i costi e richiedano il rimborso.

Le spese per i dipendenti sono generalmente variabili da datore di lavoro a datore di lavoro. La maggior parte delle aziende e organizzazioni dispone di un elenco chiaramente definito di spese ammissibili. Una società potrebbe coprire la bolletta del cellulare di un dipendente se la maggior parte delle sue chiamate sono legate al lavoro. Un'altra società potrebbe non accettare i costi dei telefoni cellulari, richiedendo ai dipendenti di effettuare tutte le chiamate di lavoro dall'ufficio della società.

I tipi di spese per i dipendenti comunemente coperti dalle imprese sono correlati a viaggi di lavoro, pranzi di lavoro e forniture per ufficio. Le spese legittime potrebbero includere il biglietto aereo per una riunione di lavoro nazionale, una fattura del ristorante per l'incontro con un potenziale cliente o una cartuccia della stampante necessaria per stampare manuali per la formazione aziendale. In ogni caso, la spesa deve essere ragionevole e associata all'avanzamento degli obiettivi del lavoro e dell'azienda.

I dipendenti che lavorano da casa potrebbero avere ulteriori spese per i dipendenti. Quando i dipendenti effettuano il telelavoro, i datori di lavoro risparmiano sui costi degli uffici e dei servizi pubblici. In questi casi, i datori di lavoro spesso concedono indennità per spese aggiuntive. Esempi di spese di telelavoro possono includere i costi di Internet, le spese relative a computer e stampanti e le bollette telefoniche. I datori di lavoro potrebbero richiedere che i dipendenti limitino l'utilizzo di questi servizi e articoli solo per uso aziendale.

I datori di lavoro generalmente si aspettano che i dipendenti tengano traccia delle proprie spese al di fuori dell'ambiente aziendale. Generalmente forniscono moduli di spesa che devono essere compilati e inviati secondo un programma di pagamento prestabilito. Nella maggior parte dei casi, le ricevute originali devono essere inviate insieme ai moduli di spesa per fornire la documentazione di backup per i costi sostenuti. Il rimborso delle spese per i dipendenti non è tassabile e di solito viene pagato separatamente dai controlli sui salari dei dipendenti.

In alcuni casi, la compilazione del modulo di spesa per i dipendenti richiederà dettagli dettagliati e attenzione. Nel caso di spese suddivise tra uso aziendale e personale, alcuni datori di lavoro richiedono una contabilità esatta. Un dipendente potrebbe noleggiare un'auto durante un viaggio d'affari, ad esempio, e guidare l'auto per un uso aziendale per una settimana e trascorrere qualche giorno in più usando l'auto esclusivamente per visitare la famiglia. Potrebbe essere richiesto di sottrarre i giorni personali dalla fattura del noleggio auto al momento della presentazione per il rimborso.