Cosa sono le spese dei dipendenti?

Le spese dei dipendenti sono i costi associati alle attività svolte per un datore di lavoro. I datori di lavoro generalmente designano un elenco di spese ammissibili per le quali sono disposti a rimborsare i dipendenti. Tale elenco potrebbe includere spese relative a viaggi d'affari, pasti, alloggio, telefonate, forniture di Internet e ufficio. Alcuni datori di lavoro emettono carte di credito dell'azienda per tali spese, mentre altri si aspettano che i dipendenti coprano i costi e richiedono il rimborso.

Le spese consentite dei dipendenti generalmente variano da datore di lavoro a datore di lavoro. La maggior parte delle aziende e delle organizzazioni ha un elenco chiaramente definito delle spese consentite. Una società potrebbe coprire la bolletta del telefono cellulare di un dipendente se la maggior parte delle sue chiamate è legata agli affari. Un'altra azienda potrebbe non consentire i costi del telefono cellulare, richiedendo che i dipendenti effettuano tutte le chiamate di business dall'ufficio dell'azienda.

I tipi di spese dei dipendenti comunemente coperti dalle imprese sono legati a viaggi d'affari, pasti commerciali e forniture per ufficio. Le spese legittime potrebberoIncludi le tariffe aeree per un incontro di business nazionale, una fattura del ristorante per l'incontro con un potenziale cliente o una cartuccia della stampante necessaria per stampare manuali per la formazione dell'azienda. In tutti i casi, le spese devono essere ragionevoli e associate all'avanzamento degli obiettivi del lavoro e dell'azienda.

I dipendenti che lavorano da casa potrebbero avere spese aggiuntive dei dipendenti. Quando i dipendenti si telelavori, i datori di lavoro risparmiano costi per gli spazi per uffici e le utility. In questi casi, i datori di lavoro spesso tengono indennità per spese aggiuntive. Esempi di spese di telelavoro potrebbero includere costi Internet, spese e bollette telefoniche correlate al computer e alla stampante. I datori di lavoro potrebbero richiedere che i dipendenti limitino l'utilizzo di questi servizi e articoli solo all'uso delle imprese.

I datori di lavoro di solito si aspettano che i dipendenti monitino le proprie spese dei dipendenti al di fuori dell'ambiente aziendale. Generalmente forniscono forme di spesa che necessitano di to essere compilato e inviato secondo un programma di pagamento prestabilito. Nella maggior parte dei casi, le entrate originali devono essere presentate insieme ai moduli di spesa per fornire la documentazione di backup per i costi sostenuti. Il rimborso delle spese dei dipendenti non è tassabile e di solito viene pagato separatamente dagli assegni sui salari dei dipendenti.

In alcuni casi, compilare il modulo di spesa dei dipendenti richiederà dettagli e attenzione estesi. In caso di spese divise tra uso aziendale e personale, alcuni datori di lavoro richiedono una contabilità esatta. Un dipendente potrebbe affittare un'auto durante un viaggio d'affari, ad esempio, e guidare l'auto per un uso delle imprese per una settimana e trascorrere qualche giorno in più usando l'auto rigorosamente per la famiglia in visita. Potrebbe essere richiesto di sottrarre i giorni personali dalla fattura del noleggio auto quando lo si invia per il rimborso.