Was sind die Personalkosten?
Mitarbeiterkosten sind Kosten im Zusammenhang mit Aufgaben, die für einen Arbeitgeber ausgeführt werden. Die Arbeitgeber bestimmen im Allgemeinen eine Liste der zulässigen Ausgaben, für die sie bereit sind, die Arbeitnehmer zu erstatten. Eine solche Liste kann Ausgaben für Geschäftsreisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Telefonanrufe, Internet und Büromaterial enthalten. Einige Arbeitgeber stellen Firmenkreditkarten für solche Ausgaben aus, während andere erwarten, dass die Arbeitnehmer die Kosten tragen und die Erstattung beantragen.
Die zulässigen Personalkosten variieren im Allgemeinen von Arbeitgeber zu Arbeitgeber. Die meisten Unternehmen und Organisationen haben eine klar definierte Liste der zulässigen Ausgaben. Ein Unternehmen kann die Mobiltelefonrechnung eines Mitarbeiters übernehmen, wenn der Großteil seiner Anrufe geschäftlichen Charakter hat. Ein anderes Unternehmen verbietet möglicherweise die Kosten für Mobiltelefone und verlangt, dass Mitarbeiter alle geschäftlichen Anrufe von der Unternehmenszentrale aus tätigen.
Die von Unternehmen üblicherweise gedeckten Arten von Mitarbeiterausgaben beziehen sich auf Geschäftsreisen, Geschäftsessen und Bürobedarf. Zu den legitimen Ausgaben zählen unter Umständen der Flugpreis für ein nationales Geschäftstreffen, eine Rechnung für ein Restaurantgespräch mit einem potenziellen Kunden oder eine Druckerpatrone, die zum Drucken von Handbüchern für die Schulung des Unternehmens benötigt wird. In jedem Fall muss der Aufwand angemessen und mit dem Vorantreiben der Ziele des Jobs und des Unternehmens verbunden sein.
Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, haben möglicherweise zusätzliche Personalkosten. Bei der Telearbeit von Mitarbeitern sparen Arbeitgeber Kosten für Büroräume und Versorgungsunternehmen. In diesen Fällen berücksichtigen Arbeitgeber häufig zusätzliche Kosten. Beispiele für Telearbeitskosten können Internetkosten, Computer- und Druckerkosten sowie Telefonrechnungen sein. Arbeitgeber können verlangen, dass Mitarbeiter die Nutzung dieser Dienste und Artikel nur für den geschäftlichen Gebrauch beschränken.
Die Arbeitgeber erwarten von den Mitarbeitern normalerweise, dass sie ihre eigenen Mitarbeiterausgaben außerhalb des Unternehmensumfelds nachverfolgen. Sie stellen in der Regel Spesenformulare bereit, die nach einem festgelegten Zahlungsplan ausgefüllt und eingereicht werden müssen. In den meisten Fällen müssen Originalbelege zusammen mit den Spesenformularen eingereicht werden, um eine Sicherungsdokumentation für die angefallenen Kosten bereitzustellen. Die Erstattung von Mitarbeiterausgaben ist nicht steuerpflichtig und wird in der Regel getrennt von den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter gezahlt.
In einigen Fällen erfordert das Ausfüllen des Formulars für Mitarbeiterausgaben umfangreiche Details und Aufmerksamkeit. Bei Ausgaben, die zwischen geschäftlichem und privatem Gebrauch aufgeteilt sind, verlangen einige Arbeitgeber eine genaue Abrechnung. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise während einer Geschäftsreise ein Auto mieten und das Auto eine Woche lang für geschäftliche Zwecke fahren und ein paar zusätzliche Tage mit dem Auto verbringen, um ausschließlich die Familie zu besuchen. Möglicherweise muss er die persönlichen Tage von der Mietwagenrechnung abziehen, wenn er sie zur Erstattung einreicht.