Co jsou výdaje zaměstnanců?
Náklady na zaměstnance jsou náklady spojené s úkoly prováděnými pro zaměstnavatele. Zaměstnavatelé obecně určují seznam povolených výdajů, za které jsou ochotni zaměstnancům proplácet. Takový seznam může zahrnovat výdaje spojené s služebními cestami, jídly, ubytováními, telefonními hovory, internetem a kancelářskými potřebami. Někteří zaměstnavatelé vydávají na takové výdaje firemní kreditní karty, zatímco jiní očekávají, že zaměstnanci uhradí náklady a požádají o úhradu.
Přípustné výdaje na zaměstnance se obecně liší od zaměstnavatele k zaměstnavateli. Většina společností a organizací má jasně definovaný seznam povolených výdajů. Jedna společnost by mohla pokrýt zaměstnanecký účet za mobilní telefon, pokud většina jeho hovorů souvisí s obchodem. Jiná společnost může odmítnout náklady na mobilní telefon, což vyžaduje, aby zaměstnanci uskutečňovali veškeré obchodní hovory z kanceláře společnosti.
Typy výdajů na zaměstnance běžně hrazených podniky se vztahují na služební cesty, pracovní jídla a kancelářské potřeby. Mezi legitimní náklady mohou patřit letenky za národní obchodní jednání, účet za restaurace za setkání s potenciálním klientem nebo tisková kazeta potřebná k tisku příruček pro firemní školení. Ve všech případech musí být náklady přiměřené a spojeny s pokrokem v cílech práce a společnosti.
Zaměstnanci, kteří pracují z domova, mohou mít další zaměstnance. Když zaměstnanci pracují na dálku, ušetří zaměstnavatelé náklady na kancelářské prostory a veřejné služby. V těchto případech zaměstnavatelé často vyplácejí dodatečné náklady. Příklady nákladů na dálkové ovládání mohou zahrnovat náklady na internet, výdaje spojené s počítačem a tiskárnou a telefonní poplatky. Zaměstnavatelé mohou požadovat, aby zaměstnanci omezili využití těchto služeb a položek pouze na obchodní použití.
Zaměstnavatelé obvykle očekávají, že zaměstnanci budou sledovat své vlastní zaměstnanecké výdaje mimo podnikové prostředí. Obecně poskytují výdajové formuláře, které je třeba vyplnit a odeslat podle stanoveného časového rozvrhu plateb. Ve většině případů musí být předloženy originální příjmy spolu s výdajovými formuláři, aby byla poskytnuta záložní dokumentace vzniklých nákladů. Úhrada výdajů na zaměstnance není zdanitelná a obvykle se vyplácí odděleně od kontroly mezd zaměstnanců.
V některých případech bude vyplnění formuláře výdajů na zaměstnance vyžadovat rozsáhlé podrobnosti a pozornost. V případě rozdělení nákladů na obchodní a osobní použití vyžadují někteří zaměstnavatelé přesné účetnictví. Zaměstnanec si může například na služební cestě pronajmout auto a řídit jej pro pracovní účely po dobu jednoho týdne a strávit několik dní navíc tím, že auto použije výhradně pro návštěvu rodiny. Může být požadováno, aby odešel osobní dny od vyúčtování za pronájem automobilu při jeho předložení k úhradě.