Wat zijn personeelskosten?
Personeelskosten zijn kosten in verband met taken die worden uitgevoerd voor een werkgever. Werkgevers wijzen doorgaans een lijst aan van toegestane uitgaven waarvoor zij bereid zijn werknemers te vergoeden. Een dergelijke lijst kan uitgaven in verband met zakenreizen, maaltijden, logies, telefoongesprekken, internet en kantoorbenodigdheden bevatten. Sommige werkgevers geven bedrijfskredietkaarten uit voor dergelijke uitgaven, terwijl anderen verwachten dat werknemers de kosten dekken en om terugbetaling vragen.
Toegestane personeelskosten variëren over het algemeen van werkgever tot werkgever. De meeste bedrijven en organisaties hebben een duidelijk gedefinieerde lijst met toegestane uitgaven. Eén bedrijf kan de gsm-rekening van een medewerker dekken als het merendeel van zijn gesprekken zakelijk is. Een ander bedrijf kan mobiele telefoonkosten niet toestaan, waardoor werknemers alle zakelijke telefoontjes van het bedrijfsbureau moeten voeren.
De soorten personeelskosten die gewoonlijk door bedrijven worden gedekt, houden verband met zakenreizen, zakelijke maaltijden en kantoorbenodigdheden. Legitieme uitgaven kunnen bestaan uit vliegtickets voor een nationale zakelijke bijeenkomst, een restaurantrekening voor een ontmoeting met een potentiële klant of een printercartridge die nodig is om handleidingen voor bedrijfstrainingen af te drukken. In alle gevallen moeten de kosten redelijk zijn en verband houden met het bevorderen van de doelstellingen van de taak en het bedrijf.
Werknemers die vanuit huis werken, kunnen extra personeelskosten hebben. Wanneer werknemers telewerken, besparen werkgevers kosten op kantoorruimte en nutsbedrijven. In deze gevallen houden werkgevers vaak rekening met extra uitgaven. Voorbeelden van telewerkkosten kunnen internetkosten, computer- en printergerelateerde kosten en telefoonrekeningen zijn. Werkgevers kunnen eisen dat werknemers het gebruik van deze services en items beperken tot alleen zakelijk gebruik.
Werkgevers verwachten meestal dat werknemers hun eigen personeelskosten bijhouden buiten de bedrijfsomgeving. Ze bieden over het algemeen onkostenformulieren die moeten worden ingevuld en ingediend volgens een vast betalingsschema. In de meeste gevallen moeten originele kwitanties worden ingediend samen met de onkostenformulieren om back-updocumentatie voor gemaakte kosten te bieden. Terugbetaling van personeelskosten is niet belastbaar en wordt meestal apart van de looncheques betaald.
In sommige gevallen vereist het invullen van het personeelskostenformulier uitgebreide details en aandacht. In het geval van uitgaven die zijn verdeeld tussen zakelijk en persoonlijk gebruik, hebben sommige werkgevers een exacte boekhouding nodig. Een werknemer kan bijvoorbeeld een auto huren tijdens een zakenreis, en de auto een week voor zakelijk gebruik besturen en een paar dagen extra doorbrengen met het gebruik van de auto, strikt om familie te bezoeken. Hij moet mogelijk de persoonlijke dagen van de autohuurrekening aftrekken wanneer hij deze voor vergoeding indient.