Jakie są koszty pracownicze?
Wydatki pracownicze to koszty związane z zadaniami wykonywanymi dla pracodawcy. Pracodawcy zazwyczaj wyznaczają listę dopuszczalnych wydatków, za które są gotowi zwrócić pracownikom. Taka lista może obejmować wydatki związane z podróżami służbowymi, posiłkami, zakwaterowaniem, rozmowami telefonicznymi, Internetem i artykułami biurowymi. Niektórzy pracodawcy wydają firmowe karty kredytowe na takie wydatki, podczas gdy inni oczekują, że pracownicy pokryją koszty i zażądają zwrotu kosztów.
Dopuszczalne wydatki pracownicze generalnie różnią się w zależności od pracodawcy. Większość firm i organizacji ma jasno określoną listę dopuszczalnych wydatków. Jedna firma może pokryć rachunek za telefon komórkowy pracownika, jeśli większość jego połączeń jest związanych z biznesem. Inna firma może nie zezwalać na koszty telefonów komórkowych, wymagając od pracowników wykonywania wszystkich połączeń biznesowych z biura firmy.
Rodzaje wydatków pracowniczych zwykle pokrywane przez firmy są związane z podróżami służbowymi, posiłkami służbowymi i artykułami biurowymi. Uzasadnione wydatki mogą obejmować przelot na krajowe spotkanie biznesowe, rachunek w restauracji za spotkanie z potencjalnym klientem lub kasetę do drukarki potrzebną do wydrukowania podręczników na potrzeby szkolenia w firmie. We wszystkich przypadkach koszt musi być rozsądny i związany z realizacją celów pracy i firmy.
Pracownicy pracujący w domu mogą ponosić dodatkowe koszty pracownicze. Podczas telepracy pracownicy pracodawcy oszczędzają koszty powierzchni biurowej i mediów. W takich przypadkach pracodawcy często uwzględniają dodatkowe koszty. Przykłady wydatków na telepracę mogą obejmować koszty Internetu, koszty związane z komputerem i drukarką oraz rachunki za telefon. Pracodawcy mogą wymagać, aby pracownicy ograniczali korzystanie z tych usług i przedmiotów wyłącznie do użytku biznesowego.
Pracodawcy zwykle oczekują od pracowników śledzenia własnych wydatków pracowników poza środowiskiem firmy. Zazwyczaj zawierają formularze wydatków, które należy wypełnić i przesłać zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności. W większości przypadków oryginalne paragony należy przesłać wraz z formularzami wydatków w celu zapewnienia kopii zapasowej dokumentacji dotyczącej poniesionych kosztów. Zwrot kosztów pracowniczych nie podlega opodatkowaniu i zwykle jest wypłacany oddzielnie od kontroli płac pracowniczych.
W niektórych przypadkach wypełnienie formularza wydatków pracowniczych będzie wymagało obszernych szczegółów i uwagi. W przypadku wydatków podzielonych na użytek służbowy i osobisty niektórzy pracodawcy wymagają dokładnej księgowości. Pracownik może na przykład wynająć samochód podczas podróży służbowej i prowadzić samochód w celach służbowych przez tydzień i spędzić dodatkowe kilka dni, korzystając z samochodu wyłącznie w celu odwiedzenia rodziny. Może być konieczne odjęcie dni osobistych od rachunku za wynajem samochodu podczas składania go do zwrotu.