Hva er ansattes utgifter?

Ansatteutgifter er kostnader forbundet med oppgaver som utføres for en arbeidsgiver. Arbeidsgivere utpeker generelt en liste over tillatte utgifter som de er villige til å godtgjøre ansatte. En slik liste kan omfatte utgifter knyttet til forretningsreiser, måltider, losji, telefonsamtaler, Internett og kontorrekvisita. Noen arbeidsgivere utsteder firmakredittkort for slike utgifter, mens andre forventer at ansatte skal dekke kostnadene og be om refusjon.

Tillatte utgifter til ansatte varierer vanligvis fra arbeidsgiver til arbeidsgiver. De fleste selskaper og organisasjoner har en tydelig definert liste over tillatte utgifter. Ett selskap kan dekke en ansattes mobilregning hvis flertallet av samtalene hans er forretningsrelaterte. Et annet selskap kan ikke tillate kostnader for mobiltelefon, noe som krever at de ansatte ringer alle forretningssamtaler fra firmakontoret.

De typer ansattutgifter som vanligvis dekkes av virksomheter er relatert til forretningsreiser, forretnings måltider og kontorrekvisita. Legitime utgifter kan omfatte flybillett til et nasjonalt forretningsmøte, en restaurantregning for møte med en potensiell kunde eller en skriverkassett som er nødvendig for å skrive ut manualer for bedriftsopplæring. I alle tilfeller må utgiftene være rimelige og være forbundet med å fremme målene for jobben og selskapet.

Ansatte som jobber hjemmefra kan ha ekstra utgifter til ansatte. Når ansatte telekommerker, sparer arbeidsgivere kostnader på kontorlokaler og verktøy. I disse tilfellene tar arbeidsgivere ofte godtgjørelser for tilleggsutgifter. Eksempler på utgifter til telekommunikasjon kan være internettkostnader, datamaskin- og skriverrelaterte utgifter og telefonregninger. Arbeidsgivere kan kreve at ansatte begrenser bruken av disse tjenestene og varene til forretningsbruk.

Arbeidsgivere forventer vanligvis at ansatte sporer sine egne ansattutgifter utenfor selskapets miljø. De gir vanligvis utgiftsskjemaer som må fylles ut og sendes i henhold til en fast betalingsplan. I de fleste tilfeller må originale kvitteringer sendes inn sammen med utgiftsskjemaene for å gi sikkerhetskopi dokumentasjon for påløpte kostnader. Refusjon av ansattes utgifter er ikke skattepliktig og betales vanligvis separat fra arbeidstakers lønnsjekk.

I noen tilfeller vil utfylling av ansattes utgiftsskjema kreve omfattende detaljer og oppmerksomhet. Når det gjelder utgifter fordelt mellom forretningsbruk og personlig bruk, krever noen arbeidsgivere en nøyaktig regnskap. En ansatt kan for eksempel leie bil mens han er på forretningsreise, og kjører bilen til forretningsbruk i en uke og bruker ekstra dager på å bruke bilen til å besøke familien. Det kan hende at han blir pålagt å trekke de personlige dagene fra leiebilregningen når du sender den inn for refusjon.